Hoe zorg je voor een succesvolle samenwerking met freelancers?

Freelancers zijn voorlopers op het gebied van innovatie en ze maken deel uit een hooggekwalificeerde talentenpool. Door de huidige krapte op de arbeidsmarkt en door de vele veranderingen op digitaal gebied doen steeds meer bedrijven een beroep op extern talent. En we hebben bewijs: tussen 2020 en 2021 is het totale aantal inschrijvingen van freelancers op Malt met 39% gestegen en 63% daarvan betrof functies die eerder als ‘vaste krachten’ werden beschouwd, zoals bijvoorbeeld projectmanagers (bron: onderzoek Freelancing in Europe). Dit soort gespecialiseerde en deskundige profielen zijn een meerwaarde voor een bedrijf van elke grootte, en dan vooral in de sectoren technologie, data, marketing en design. 

Maar hoe zorg je er als bedrijf voor dat de samenwerking met freelancers goed verloopt tijdens een project? Er zijn een paar dingen waar je op kunt letten om de samenwerking beter te maken. Bekijk hier de vier belangrijkste aspecten die iedereen die met freelancers werkt in gedachten moet houden.

1) Administratie en juridische eisen: leg het kader voor de samenwerking vast

Voordat je aan een project kunt beginnen moeten er bepaalde administratieve en juridische factoren worden gecontroleerd. Dit hangt af van jouw locatie en van de wetten die in jouw land gelden. Malt voert tijdens het onboarden van freelancers standaard dit soort checks uit.

Het team van Malt beoordeelt de administratieve gegevens van onze freelancers voordat ze een offerte kunnen opsturen. We controleren alles, van hun identiteit tot hun bankgegevens, zodat jij geen moeite hoeft te doen om die gegevens te verzamelen. 

2) Communiceer op het juiste moment en op de juiste manier

Goede communicatie is essentieel, dat is algemeen bekend. Je moet niet teveel vergaderingen willen inplannen, maar je wil ook niet dat je freelancer het idee krijgt dat er geen aandacht voor haar of hem is. Om het project tot een goed einde te brengen kun je daarom het beste een communicatieplan opstellen, zodat het contact vlot en soepel verloopt.  

Wijs een contactpersoon aan en plan regelmatige contactmomenten in

Onze tip: wijs iemand aan die het eerste aanspreekpunt van de freelancer wordt. Deze contactpersoon is beschikbaar om vragen te beantwoorden en feedback te ontvangen gedurende het hele project. 

Voor een soepel verloop van een project is een kwalitatieve briefing (duidelijk en volledig) en regelmatige communicatie belangrijk. Aangezien de freelancer en de contactpersoon niet altijd beschikbaar zijn, kun je het beste een vast terugkomend contactmoment inplannen. Deze meeting is bedoeld om de voortgang van het project te bespreken. Zo weet de medewerker van het bedrijf hoe het ervoor staat en kan de freelancer vragen stellen. 

Yoann Bourges, manager digitaal gebruik bij Eramet. “Het is niet genoeg om alleen een technische en operationele briefing te geven. Een freelancer moet het doel van het project ook begrijpen. Je moet de tijd nemen om te vertellen over het bedrijf, de actualiteiten en de visie. Als ze deze informatie hebben kunnen ze zich beter inzetten voor het project.”

Stel jezelf beschikbaar en wees oplossingsgericht

Een project loopt niet altijd volgens plan. Als contactpersoon van de freelancer is het jouw taak om ervoor te zorgen dat het werk door kan gaan. Als jij vragen snel en nauwkeurig beantwoordt begrijpen zij de opdracht beter en kunnen ze hun deadlines halen. Meer contact betekent meer efficiëntie, zegt ook Mustapha Ghazali, digitaal projectmanager.

“Wij willen graag dat je vroegtijdig en regelmatig met het team – en de manager – communiceert. Loopt een klus vertraging op, of duurt iets langer dan je had verwacht, meld dat dan meteen. Dat geldt ook voor eventuele problemen. Als je iets tegenkomt en je weet niet wat je ermee aan moet is het heel belangrijk dat je om hulp vraagt. Hoe eerder je het vraagt, hoe eerder wij kunnen helpen en hoe sneller jij weer aan de slag kunt. En tot slot willen wij het graag weten als je een mijlpaal hebt behaald of succes hebt in je opdracht.”

3) Luister naar het advies van freelancers

Als je samenwerkt met een onafhankelijke expert heb je het grote geluk om een blik van buiten de organisatie te krijgen. Dit is een zeldzaam inzicht dat heel waardevol kan zijn voor het bedrijf.

Doe standaard een debrief…

Waarom zou je na afloop van het project geen moment inplannen om de opdracht te bespreken en om het proces te debriefen? Er zijn bedrijven die deze tip hebben geïmplementeerd en die luisteren naar de feedback van freelancers. Melis Michael, een expert in bedrijfsontwikkeling, distributie en directe verkoop, ziet de toegevoegde waarde in van een debrief na een opdracht.

“Ik probeer lessen te trekken uit elke collaboratie. Ik vraag een freelancer altijd wat volgens hen een goede toevoeging kan zijn als we in de toekomst weer zouden samenwerken.”

…en ontvang feedback met een open blik

Het ligt een beetje aan de duur van het project en aan de rol van de freelancer, maar je moet de kans niet laten schieten om te profiteren van goede feedback. Een freelancer kan je uitdagen, nieuwe ideeën inbrengen of andere tools of werkwijzen voorstellen. Kwalitatief goede feedback kan jouw organisatie verbeteren en kan ervoor zorgen dat je nieuwe technologie ontdekt.

“Omdat ik als freelancer met een neutrale blik naar de organisatie kijk en de geschiedenis en de cultuur van het bedrijf niet tot in detail ken kan ik eerlijke en waardevolle feedback geven. Zo heb ik een keer een bedrijf geholpen waar veel teveel vergaderd werd, ik heb ze aangeraden om thuiswerken te introduceren. Het was een informele tip, maar mijn cliënt was er erg blij mee. Omdat ik freelancer ben voel ik me vrijer om dit soort advies te geven, ik ben namelijk minder persoonlijk betrokken ben bij het bedrijf, en ben ook minder bang om een gevoelige snaar te raken,” vertelt Pierre Mériau, freelance front-end developer.

4) Een freelancer is geen werknemer

Vergeet ten slotte niet dat je als opdrachtgevers op één lijn staat met een freelancer, je staat niet boven ze. Als je hun onafhankelijk respecteert en er rekening mee houdt dat ze verschillende projecten doen, heb je ook minder kans dat jullie samenwerking als een vast dienstverband wordt gekwalificeerd. Stuur ze bijvoorbeeld geen dagelijkse mailtjes die voor je werknemers bedoeld zijn, neem ze niet op in het organigram van het bedrijf en geef ze geen visitekaartjes met de naam van je bedrijf.

Verder raden we aan om freelancers zelf te laten kiezen welke middelen zij gebruiken om hun opdracht uit te voeren. Als je ze begeleidt en controleert zoals een manager zou doen, kan dit leiden tot een ondergeschikte relatie. Ook in de keuze van een werkplek is het goed flexibel te blijven. Het kan handig zijn als de freelancer af en toe op kantoor aan het werk is, maar als je ze een eigen kantoor geeft met een sleutel, kan dit te veel gaan lijken op een vast dienstverband.

Een freelancer die niet in staat is een eigen klantenkring te ontwikkelen, tarieven te bepalen, werktijden te bepalen of aan te geven wanneer diegene op vakantie of afwezig is, is teveel betrokken bij het bedrijf. Zo’n dienstverband kan dus als vast dienstverband worden gekwalificeerd. 

Een freelancer moet na afloop van een samenwerking ook andere opdrachten kunnen aannemen. Dat iemand fulltime voor je werkt, is niet gelijk reden om te twijfelen over het dienstverband. Maar de duur van een contract is wel belangrijk, dat mag niet overeenkomen met de duur van een vaste aanstelling.

Om te helpen bij de communicatie tussen bedrijven en hun freelancers, hebben wij bij Malt een gids met praktische tips gemaakt met de titel 'Bedrijven komen van Mars, freelancers komen van Venus'. Hiermee willen wij helpen om de samenwerking vlotjes te laten verlopen. Naar aanleiding van een enquête onder 124 freelancers uit de meest uiteenlopende vakgebieden (techniek, data, projectmanagement en coaching, grafisch ontwerp, marketing, communicatie, enz.) en verhalen van bedrijven die gebruik maken van Malt (Eramet, Le Parisien, Albéa Services, Crédit Agricole, enz.) zetten we de standpunten van bedrijven en freelancers tegenover elkaar. Bekijk het complete overzicht van aandachtspunten en concrete adviezen die je meteen kunt doorvoeren in de praktijk. Dit zijn de geheimen voor een rijke, krachtige en efficiënte samenwerking.