Fout 1: Je behandelt freelancers als werknemers
Waarom dit misgaat:
Freelancers worden soms te veel opgenomen in vaste structuren: verplichte meetings, vaste werktijden of zelfs beoordelingsgesprekken. Gevolg: risico op schijnzelfstandigheid. Schijnzelfstandigheid kan ernstige gevolgen hebben, zowel juridisch als financieel, en leidt tot onduidelijkheid over de verantwoordelijkheden van de freelancer versus die van een werknemer.
Zo voorkom je het:
Het is cruciaal om duidelijk te maken dat freelancers onafhankelijk zijn en geen deel uitmaken van het vaste team. Maak daarom heldere afspraken over output en deadlines zonder hen intern te verankeren. Vermijd het opzetten van gezagsverhoudingen en zorg voor een goed freelancecontract waarin de aard van de samenwerking duidelijk wordt omschreven. Dit voorkomt misverstanden en beschermt beide partijen.
Fout 2: Je kijkt alleen naar het uurtarief
Waarom dit misgaat:
Een laag uurtarief kan aantrekkelijk lijken, maar zegt weinig over de kwaliteit van het werk of de snelheid waarmee de freelancer presteert. Het vergelijken van uurtarieven is eenvoudig, maar dit leidt vaak tot de verkeerde keuze, waarbij bedrijven uiteindelijk betalen voor minder efficiëntie of slechtere kwaliteit. Een freelancer die goedkoop is, kan uiteindelijk meer tijd nodig hebben om hetzelfde werk te leveren.
Zo voorkom je het:
In plaats van je puur te focussen op het uurtarief, is het belangrijker om naar de prijs-kwaliteitverhouding te kijken. Vraag naar eerdere cases, klantreviews en zorg ervoor dat je van tevoren concrete afspraken maakt over het resultaat en de output die je verwacht. Door kwaliteit boven kwantiteit te stellen, bespaar je op de lange termijn kosten en voorkom je teleurstellingen.
Fout 3: Je hebt geen onboardingproces voor freelancers
Waarom dit misgaat:
Zonder een gestructureerde onboarding kunnen freelancers veel tijd verliezen met het zoeken naar informatie, het begrijpen van bedrijfsprocessen of het verkrijgen van toegang tot benodigde tools en systemen. Dit vermindert hun productiviteit en kan leiden tot vertragingen in het project. Freelancers moeten snel kunnen schakelen om effectief bij te dragen aan je organisatie.
Zo voorkom je het:
Een efficiënte onboarding voor freelancers is essentieel. Dit hoeft niet zo uitgebreid te zijn als voor vaste medewerkers, maar het is belangrijk om duidelijke briefingdocumenten aan te leveren, de nodige tools en toegang tot systemen te bieden en een aanspreekpunt aan te wijzen. Dit helpt freelancers snel op te starten en het werk op de juiste manier te leveren.
Fout 4: Je hebt geen zicht op wie er freelance werkt binnen je organisatie
Waarom dit misgaat:
Wanneer bedrijven freelancers via verschillende kanalen inhuren zonder een centraal overzicht, kan dit leiden tot chaos. Je hebt geen inzicht in wie er wanneer werkt, met welk budget en voor welke afdelingen. Dit verhoogt de kans op fouten, miscommunicatie en inefficiëntie, en maakt het moeilijk om de freelancers effectief te managen.
Zo voorkom je het:
Een oplossing is het gebruik van één centraal platform, zoals Malt, waarmee je het overzicht behoudt van alle freelancers die binnen je organisatie werken. Dit zorgt voor transparantie in contracten, budgetten en looptijden, en maakt het makkelijker om alles in goede banen te leiden. Dit voorkomt dat freelancers in een parallelle structuur werken en helpt bij het beheren van hun prestaties.
Fout 5: Je vergeet te investeren in relatiebeheer
Waarom dit misgaat:
Freelancers werken vaak tijdelijk en zijn snel weer weg zodra hun project is afgerond. Zonder een goede relatie met freelancers kan het lastig zijn om hen opnieuw te betrekken bij toekomstige projecten. Freelancers willen zich gewaardeerd voelen, en als ze dat niet ervaren, zullen ze geneigd zijn om elders werk te zoeken. Dit betekent dat je waardevolle expertise kunt verliezen.
Zo voorkom je het:
Het is belangrijk om in relatiebeheer te investeren. Geef regelmatig feedback, zelfs wanneer een project goed verloopt, en blijf in contact met de freelancer. Zorg ervoor dat ze zich betrokken voelen bij het proces, ook na afloop van hun opdracht. Zie freelancers niet alleen als tijdelijke hulp, maar als samenwerkingspartners die net zo belangrijk zijn als je interne teamleden.
Conclusie: beter inhuren begint met bewustzijn
Externe experts zijn een waardevolle aanvulling voor moderne organisaties, vooral wanneer je op zoek bent naar flexibele, deskundige krachten. Door de vijf fouten die we in dit artikel hebben besproken te vermijden, zorg je ervoor dat je het meeste haalt uit je samenwerking met freelancers. Dit betekent minder risico’s, minder inefficiëntie en meer resultaat. Freelancers kunnen een groot verschil maken, maar alleen als je hen goed aanstuurt en hen behandelt zoals zij verdienen: als partners in plaats van als tijdelijke medewerkers.
Met de juiste aanpak kun je je organisatie niet alleen versterken, maar ook zorgen voor een succesvolle en langdurige samenwerking met de juiste freelancers.