Werken met freelancers
In het huidige digitale tijdperk kiezen steeds meer bedrijven voor freelancers als ze nieuw talent willen werven. Freelance consultants zijn hooggekwalificeerde experts die schaarse, maar essentiële vaardigheden leveren in tech, data, marketing, design en meer. Vaak hebben de freelance medewerkers ongeveer hetzelfde ervaringsniveau als hun inhouse collega’s (zoals vermeld in de Malt gids voor succesvol samenwerken met freelancers).
Een groot verschil tussen het werken met freelancers en vaste medewerkers is het onboardingproces, of de integratie. In dit artikel bespreken we de sleutel voor een succesvolle onboarding van freelancers: de briefing.
Waarom het belangrijk is om een goede briefing op te stellen
Een succesvolle samenwerking met een freelancer, die resulteert in een geslaagd project, begint met een goede briefing. Want om ervoor te zorgen dat freelancers een opdracht goed uitvoeren, moet je ze vertellen wat je graag wilt, wat je precies nodig hebt en wat je van ze verwacht. In een gedetailleerde briefing worden de bijzonderheden van de opdracht uitgewerkt, dit document is de fundering van een succesvolle samenwerking tussen opdrachtgever en freelancer. Door een briefing op te stellen worden bedrijven namelijk gedwongen om voor aanvang van een project al praktisch na te denken over wat hun behoeften precies zijn en hoe een freelancer kan helpen bij het invullen hiervan. Deze gedachten schrijven ze vervolgens op in een document, de briefing.
De briefing wordt gebruikt om de meest geschikte freelancers aan te trekken en zo soepel mogelijk van start te gaan met de opdracht. Het document zorgt ervoor dat beide partijen op één lijn zitten en dat de verwachtingen van het project duidelijk zijn voor iedereen. Dit lijkt simpel, maar het opstellen van een heldere briefing kan best ingewikkeld zijn. Sterker nog, 44.3% van de freelancers zegt dat ze maar heel zelden een duidelijke briefing krijgen.
De belangrijkste stappen en best practices voor het schrijven van een briefing
In de communicatie met je freelancer is de briefing als een bijbel. Het is een document met veel verschillende gebruiksdoeleinden. Het bevat informatie over de werkrelatie, de context van het project en de projectdefinitie en het wordt gebruikt voor de onboarding, de communicatie en het projectmanagement.
Een briefing begint met een introductie van het bedrijf, het team en het project. Hierin worden de bedrijfsvisie en de strategie uiteengezet en wordt uitgelegd hoe het project hier binnen past. Beschrijf de waarden van het bedrijf, hoe de concurrentie eruit ziet, etc. Maar houd het wel kort.
In de opdrachtbriefing moet duidelijk worden waar je naar op zoek bent. Geef een overzicht van de projectdoelstellingen, de benodigde vaardigheden, de verwachte uitkomst, de scope van het project, de deliverables en hoe succes er volgens jou uitziet. In andere woorden, wat is het precieze doel van dit project? Wat zijn je verwachtingen? Wat voor boodschap wil je overdragen, of wat staat er op het spel? Wie is je doelgroep? Dit zijn de belangrijkste vragen die je in de briefing moet beantwoorden om te zorgen dat je freelancer de opdracht met succes uit kan voeren. Beschrijf dit allemaal in detail: noem het aantal woorden, de videolengte, het aantal deliverables, het bestandsformaat, de grootte van het product, etc.
Verder beschrijf je in een briefing hoe de samenwerking eruit ziet. Stel een tijdlijn op en geef een overzicht van de communicatiemiddelen en andere bronnen of processen. Wijs een contactpersoon aan waar je freelancer bij terecht kan en noteer de contactgegevens. Hier geef je ook aan of het project op afstand kan worden uitgevoerd of dat het de bedoeling is dat de freelancer naar kantoor komt.
Tot slot kun je nog een paar punten noemen die betrekking hebben op projectmanagement en de organisatie, zoals een actieplan en periodieke check-ins om de projectvoortgang te bespreken. Je gebruikt de briefing namelijk ook als leidraad voor tijd- en budgetbeheer, het stellen van realistische deadlines en het vastleggen van financiële afspraken.