Steeds meer bedrijven maken gebruik van freelancers voor het uitvoeren van hun werkzaamheden. Het inschakelen van freelancers biedt flexibiliteit en kan kostenbesparend zijn. Het is helaas alleen niet zonder risico’s. Bij het inhuren van freelancers bestaat namelijk het risico op schijnzelfstandigheid. In dit artikel leggen we uit wat schijnzelfstandigheid inhoudt en hoe je dit als opdrachtgever kunt voorkomen.
Wat is schijnzelfstandigheid?
Een freelancer of zzp’er is iemand die zelf bepaalt wat hij doet, wanneer hij dat doet, op welke manier hij dat doet en of hij het zelf doet of laat uitbesteden. Wanneer door de opdrachtgever deze vrijheden worden weggenomen, dan heb je te maken met schijnzelfstandigheid. Met andere woorden, schijnzelfstandigheid is loondienst in vermomming.
Wet DBA
In Nederland wordt momenteel de wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelatie) gehanteerd. Deze wetgeving zegt dat er sprake is van een dienstbetrekking wanneer er voldaan wordt aan drie criteria: loon, persoonlijke arbeid en gezagsverhouding. Als de freelancer voldoet aan deze criteria, dan is er sprake van een arbeidsovereenkomst en is de opdrachtgever verplicht loonbelasting en premies af te dragen.
Met andere woorden, als de freelancer een vast salaris krijgt, de freelancer het werk niet kan uitbesteden en de instructies van de opdrachtgever moet opvolgen die ook aan vaste medewerkers worden gesteld, dan spreken we van loondienst. Met het stroomschema van de Belastingdienst kan je controleren of er sprake is van loondienst.
Nieuwe wetgeving
Momenteel handhaaft de overheid bovenstaande wet niet volledig. Met name wanneer de opdrachtgever kwaadwillend opereert zal de Belastingdienst ingrijpen. Volgens de Kamer van Koophandel zal naar verwachting in 2025 een aangepaste wetgeving komen over dit onderwerp. Deze nieuwe wetgeving zal meer duidelijkheid bieden over dit onderwerp en zal strenger worden gecontroleerd. Toch is het nu al ontzettend belangrijk om schijnzelfstandigheid te voorkomen omdat het vooralsnog beboet kan worden. Hier vind je alles wat je momenteel moet weten over de wet DBA.
Risico’s voor bedrijven bij schijnzelfstandigheid
Als er sprake is van schijnzelfstandigheid, dan loopt de opdrachtgever het risico op naheffingen van loonbelasting en premies. Daarnaast kunnen er boetes en andere sancties opgelegd worden. Het is daarom belangrijk om schijnzelfstandigheid te voorkomen. Als je meer wilt weten over de risico’s van schijnzelfstandigheid leer je meer bij dit artikel.
Hoe kun je schijnzelfstandigheid voorkomen?
De onderstaande 7 tips helpen je om schijnzelfstandigheid te voorkomen en zorgeloos samen te werken met freelancers.
1. Maak duidelijke afspraken en stel overeenkomsten en/of offertes op
Zorg voor een duidelijke overeenkomst tussen de opdrachtgever en freelancer. Hierin moeten de werkzaamheden, de duur van de overeenkomst en de vergoedingen duidelijk beschreven staan. Leg ook vast dat er geen sprake is van een arbeidsovereenkomst en dat de opdrachtnemer als zelfstandige opereert.
Er zijn speciale modelovereenkomsten van de Belastingdienst die gratis gebruikt kunnen worden. Als je meer wil weten over freelance werk en contracten, kijk dan hier.
2. Vermijd gezagsverhouding
Zorg dat de freelancer zo veel mogelijk vrijheid heeft in het uitvoeren van zijn of haar werkzaamheden. Vermijd het geven van instructies en het controleren van het werk van de opdrachtnemer. De freelancer moet zelf kunnen bepalen hoe hij of zij de werkzaamheden uitvoert. Uiteraard mogen er feedbackmomenten worden ingepland en dient de freelancer werk af te leveren waar je als opdrachtgever tevreden over bent, maar het is niet aan de opdrachtgever om in het proces zich te veel te bemoeien met de freelancer.
3. Vermijd persoonlijke arbeid
Als de freelancer vervangen kan worden door een ander persoon of een machine, dan is er minder snel sprake van persoonlijke arbeid. Dit kan helpen om schijnzelfstandigheid te voorkomen. Zorg er dus voor dat de freelancer niet onmisbaar is voor het uitvoeren van de werkzaamheden.
4. Bepaal de vergoeding op basis van resultaat
Als de vergoeding van de freelancer gebaseerd is op het behalen van resultaten in plaats van op basis van de gewerkte uren, dan kan dit helpen om schijnzelfstandigheid te voorkomen. Dit laat zien dat de freelancer als zelfstandige opereert en verantwoordelijk is voor het behalen van de resultaten. Het is dan ook belangrijk dat de freelancer vrij is in het bepalen van zijn of haar werktijden en de locatie waar het werk uitgevoerd wordt.
5. Voorkom langdurige overeenkomsten
Als de freelancer voor een lange periode ingehuurd wordt en continu werkzaamheden voor de opdrachtgever uitvoert, is de kans groter dat dit kan worden verward met schijnzelfstandigheid. Probeer daarom kortere overeenkomsten af te sluiten voor specifieke projecten.
6. Laat de freelancer investeren in zijn of haar eigen bedrijf
Als de freelancer zelf investeert in zijn of haar eigen bedrijf, bijvoorbeeld door het aanschaffen van software of het volgen van opleidingen, dan kan dit helpen om schijnzelfstandigheid te voorkomen. Dit laat zien dat de freelancer als zelfstandige opereert en dat er geen sprake is van een dienstbetrekking.
7. Controleer de situatie en communiceer met de freelancer
Het is belangrijk om regelmatig te controleren of de feitelijke, daadwerkelijke situatie overeenkomt met de overeenkomst tussen de opdrachtgever en freelancer. Blijf goed contact onderhouden met de freelancer en zorg dat zij ook op de hoogte zijn van het begrip schijnzelfstandigheid. Pas waar nodig regelmatig de overeenkomst met de freelancer aan op de daadwerkelijk behaalde resultaten.
Conclusie – hoe voorkom je schijnzelfstandigheid?
Schijnzelfstandigheid kan vervelende gevolgen hebben voor zowel de opdrachtgever als de freelancer. Het is daarom belangrijk om dit te voorkomen door duidelijke afspraken te maken en overeenkomsten te gebruiken, gezagsverhouding te vermijden, persoonlijke arbeid te vermijden, de vergoeding te baseren op resultaat, langdurige overeenkomsten te vermijden, de freelancer te laten investeren in zijn of haar eigen bedrijf en regelmatig de daadwerkelijke situatie te controleren. Het is aan te raden om bij het opstellen van de overeenkomst tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer de formats van de Belastingdienst te gebruiken, om schijnzelfstandigheid te voorkomen. Door op deze zaken te letten, kan schijnzelfstandigheid voorkomen worden en kunnen zowel de opdrachtgever als de freelancer zonder zorgen met elkaar samenwerken.