Event Managers freelancers

Freelance event manager: Alles over het beroep en de diensten

Een freelance event manager of freelance event planner wordt door een bedrijf ingehuurd om evenementen te organiseren. Dit kan bijvoorbeeld gaan om een conferentie, een beurs, een bedrijfsfeest, een productlancering, een sportevenement of een teambuildingdag. Ben jij op zoek naar een freelance event manager om bij een speciale gelegenheid jouw bedrijf in de schijnwerpers te zetten? Op het freelance platform van Malt vind je de beste event managers.

3 Tips om de juiste freelance event manager te vinden

1. Wat is een freelance event manager?

Een zzp event manager neemt voor een bedrijf de volledige organisatie van een evenement op zich. Dit begint met het organiseren van een paar meetings waarin wordt besproken hoe het evenement eruit moet zien. De freelance event manager zal vervolgens enkele projectvoorstellen uitwerken. Hij of zij probeert hierin zo goed mogelijk aan de verwachtingen en behoeften van de opdrachtgever te voldoen. Je kunt een freelance event manager inhuren voor verschillende evenementen, zoals:

• Een beurs
• Een personeelsdiner
• Een seminar
• Teambuilding
• Een productlancering
• Een bedrijfsconferentie
• Een festival

De voornaamste taak van een zzp event planner is om ervoor te zorgen dat een evenement vlekkeloos verloopt. De opdracht is geslaagd als het een onvergetelijke ervaring was voor de deelnemers en als het evenement opgepikt is door de pers of bij de klanten van het bedrijf. Freelance event managers zijn van A tot Z verantwoordelijk voor de organisatie van het evenement. Ze zorgen ervoor dat de kosten binnen budget blijven en dat de deadlines worden gehaald. Ook zijn ze verantwoordelijk voor het vinden van de beste dienstverleners, bijvoorbeeld voor de catering, bediening, ontvangst van de gasten, beveiliging en logistiek.

Als het relevant is voor het evenement, verzorgt de zzp event planner ook de externe communicatie. Ze brengen de pers op de hoogte, zorgen ervoor dat er een brochure komt, versturen uitnodigingen en coördineren eventuele marketingcampagnes samen met de communicatieafdeling van het bedrijf. Ze werken daarvoor samen met marketing managers, communicatie managers, tekstschrijvers, designers, etc. Tot slot zijn ze op de dag van het evenement aanwezig, zodat ze kunnen ingrijpen wanneer er iets niet verloopt zoals gepland.

2. Wat doet een zzp event manager? Hoofdtaken en competenties

Freelance event planners moeten creatief zijn, vooral als het gaat om het organiseren van grootschalige evenementen. Het uiteindelijke evenement en de invloed die de gebeurtenis heeft hangt af van hun inspiratie. Daarbij moeten ze verantwoordelijk te werk gaan, want ze mogen het budget niet overschrijden. Verder moeten ze een goed oog voor detail hebben. Freelance event managers zijn veelzijdig, ze hebben een gedegen kennis van marketing en communicatie en weten welke tools ze het beste kunnen inzetten.

Tijdens de organisatie van het evenement is het belangrijk dat event managers nauwkeurig zijn en niets aan het toeval overlaten. Op de dag zelf moeten ze stressbestendig zijn, bij onvoorziene gebeurtenissen houden ze het hoofd koel. Verder zijn ze reactief en kunnen ze goed met mensen omgaan, ze sturen met gemak de verschillende spelers aan.

Tot slot heeft de freelance event manager een groot netwerk met betrouwbare dienstverleners die er mede voor zorgen dat jouw evenement een succes wordt.

3. Freelance event manager inhuren: hoe vind je de juiste zzp’er?

Ben jij op zoek naar een freelance event manager voor de organisatie van een online of extern evenement? Bij het uitkiezen van een geschikte kandidaat moet je met een paar dingen rekening houden. Malt helpt je bij het vinden van de juiste freelance event manager.

Ervaring

Om ervoor te zorgen dat jouw evenement helemaal volgens verwachting wordt georganiseerd kun je het beste contact opnemen met een freelance event manager die ervaring heeft met gelijksoortige evenementen. Sommige zzp event planners specialiseren zich in een bepaald soort evenement, zoals teambuilding, beurzen, bedrijfsfeesten, etc. Het heeft echter ook zijn voordelen om met een freelance event manager te werken die verschillende soorten evenementen organiseert. Zij hebben namelijk een breed netwerk opgebouwd en kunnen zich goed aanpassen aan verschillende omstandigheden. Het is vooral belangrijk dat een freelance event manager begrijpt wat jouw doelen en uitdagingen zijn en dat ze de waarden en filosofie van het bedrijf weten uit te dragen door het evenement. Neem via het platform van Malt contact op met interessante profielen om te kijken of het klikt.

Beschikbaarheid

Het is in de eerste plaats belangrijk dat een freelance event manager beschikbaar is op de dag van het evenement zelf en in de periode daarvoor. Ook moet hij of zij in staat zijn om naar de locatie van het evenement te reizen. Bij het zoeken van een freelance event manager op het platform van Malt kun je filteren op beschikbaarheid en locatie. Je krijgt dan alleen de profielen te zien van zzp’ers die in de gelegenheid zijn om jouw evenement te organiseren.

Reputatie

Malt vraagt freelancers en opdrachtgevers aan het einde van een opdracht om een review achter te laten. Op die manier kunnen toekomstige klanten zien hoe een eerdere opdrachten zijn verlopen en of dit naar tevredenheid was van de opdrachtgever. Zo krijg je een goed beeld van de kwaliteit van het werk van een freelance event manager. Bekijk via het platform van Malt de beoordelingen op het profiel van geschikte kandidaten.