Wil je graag gaan freelancen en je inschrijven bij de Kamer Van Koophandel, maar zie je op tegen de hele administratieve rompslomp en met name het regelen van je belasting? Of ben je al freelancer, nadert de deadline om je belastingaangifte te doen maar al te snel en weet je stiekem niet waar je moet beginnen? Het goede nieuws is dat het daadwerkelijk doen van belastingaangifte slechts het doorlopen van een digitaal formulier betreft. Dit wijst zichzelf, zolang je goede voorbereidingen hebt getroffen. Want wist je dat er een verschil is tussen omzetbelasting (btw) en inkomstenbelasting? En tussen belastingaangifte doen voor een eenmanszaak en een bv? In dit artikel vertellen wij je precies hoe, wanneer en hoe vaak je belastingaangifte moet doen en waar je rekening mee moet houden, zodat je helemaal goed voorbereid bent.
Stap 1. Bepaal of je als freelancer omzetbelasting (btw) moet betalen
Bepaal eerst of je wel ondernemer bent. Maar, hoor ik je denken, ik ben toch ondernemer? Ja, maar het is belangrijk om uit te zoeken of je ook ondernemer bent voor de btw en/of inkomstenbelasting. Hiervoor kun je de ondernemerscheck van de Belastingdienst doen. Btw is de belasting die je betaalt over je omzet. Als je inderdaad ondernemer bent voor de btw, dan is de Belastingdienst hier al van op de hoogte. Op het moment van inschrijven bij de Kamer van Koophandel worden al je gegevens automatisch doorgegeven aan de Belastingdienst. Je krijgt dan een brief thuisgestuurd met twee nummers. De eerste is je omzetbelastingnummer en de tweede is je btw-identificatienummer. Je omzetbelastingnummer gebruik je bij het doen van je btw-aangifte en je btw-identificatienummer gebruik je bij het versturen van facturen aan je klanten.
Stap 2. Bepaal of je als freelancer inkomstenbelasting moet betalen
Als uit de ondernemerscheck blijkt dat je ook ondernemer bent voor de inkomstenbelasting, dan moet je naast deze btw-aangifte je bedrijfsresultaten opgeven tijdens je jaarlijkse inkomstenaangifte. Heb je een eenmanszaak, maar is de omvang van je bedrijf gering en word je niet gezien als ondernemer voor de inkomstenbelasting, dan geef je de winst uit je bedrijf op als ‘inkomsten uit overig werk’ bij je jaarlijkse inkomstenbelastingaangifte. Ben je wel ondernemer voor de inkomstenbelasting, dan moet je een winst- en verliesrekening en balans invoeren. Over de winstberekening betaal je belasting volgens de tarieven uit box 1, dit is het belastbaar inkomen uit werk en woning.
Tip: Weet jij welke belastingplicht bij welke rechtsvorm hoort?
Er zijn in Nederland twee rechtsvormen, namelijk zonder of met rechtspersoonlijkheid, en deze verschillen in juridisch en fiscaal opzicht. De rechtsvorm is van invloed op je fiscale verplichtingen, zoals het betalen van btw en de inkomstenbelasting. Omdat de eenmanszaak en besloten vennootschap (bv) het meest voorkomend zijn voor een beginnend freelancer, worden de andere vormen niet besproken in dit artikel. Heb je een eenmanszaak, een rechtsvorm zonder rechtspersoonlijkheid, dan ben je over het algemeen wél ondernemer voor de btw. Heb je een bedrijf met een rechtsvorm met rechtspersoonlijkheid, zoals een bv, dan wordt je bedrijf gezien als ondernemer (en niet jijzelf).
Stap 3. Houd een administratie bij
Als blijkt dat je inderdaad ondernemer bent voor de inkomstenbelasting en/of btw en je weet op welke manier, op basis van je rechtsvorm, dan is het zaak een goede administratie aan te leggen en bij te houden. Over het algemeen geldt dat je wettelijk verplicht bent deze 7 jaar te bewaren. Het belangrijkste is het bewaren van je facturen, want daarop staat hoeveel je hebt verdiend en het bedrag aan btw dat je daarbij hebt doorberekend aan je klanten. Tip: zet de btw na ontvangst direct door op een aparte rekening om daar rechtstreeks je belasting van te betalen nadat je belastingaangifte hebt gedaan.
Aan de andere kant: heb je zakelijke kosten gemaakt, inkopen gedaan of geïnvesteerd, dan heb je btw betaald aan leveranciers. Deze betaalde btw wordt ‘voorbelasting’ genoemd. Bewaar deze facturen ook goed, want tijdens een btw-aangifte geef je alle ontvangen én betaalde btw op en aan het eind van de aangifte zie je precies hoeveel je moet betalen of terugkrijgt.
Stap 4. Aangifte inkomstenbelasting doen
Je moet je bedrijfsresultaten opgeven tijdens je jaarlijkse inkomstenaangifte. De inkomstenaangifte betreft het online formulier dat je sinds je 18e al jaarlijks invult. Je vult als ondernemer nu ook ‘inkomsten uit overig werk’ in of betaalt belasting over je winstberekening, zoals uitgelegd in stap 2. Btw-aangifte betreft een apart formulier. Dit formulier vind je in Mijn Belastingdienst Zakelijk. Btw-aangifte doe je ieder kwartaal in de eerste maand na het vorige kwartaal. Houd ook rekening met ondernemersregelingen, omdat deze voordelig voor je kunnen zijn.
Het goed bijhouden van je administratie, zoals beschreven in stap 3, maakt dat het doorlopen van het belastingaangifteformulier dus een fluitje van een cent is en scheelt je enorm veel gedoe. Aan de andere kant is het een administratieve rompslomp. Bij Malt helpen wij je al je facturen op één plek te verzamelen. Op het moment dat je wordt benaderd door een opdrachtgever doorloop je door middel van klikken als het ware automatisch alle stappen van het versturen van een offerte tot de betaling van een factuur. Je hoeft dus geen apart format te gebruiken voor dergelijke documenten. Boekhouden doe je daarnaast zelf of kun je uitbesteden aan een boekhouder.
Bepaal dus eerst of je wel btw en inkomstenbelasting moet betalen en onder welke voorwaarden. Indien dit inderdaad het geval is, scheelt het goed bijhouden van een administratie je veel werk bij het daadwerkelijk doen van de belastingaangifte. Natuurlijk zijn er situaties waarin er voor jou als freelancer andere regelingen gelden. Check dus voor de volledigheid altijd de recente en overzichtelijke informatie voor ondernemers op de website van de Belastingdienst. Daarnaast vinden veranderingen geregeld plaats en is het dus zeer belangrijk op de hoogte te blijven van de veranderingen van wetten en fiscale maatregelen rondom freelancen. Deze kunnen namelijk invloed hebben op je belastingzaken als freelancer. De makkelijkste manier om je kennis up to date te houden is via de website van de Belastingdienst. Daarnaast is de website van de Kamer van Koophandel ook zeer informatief.
Veelgestelde vragen
Wat voor belastingen betaal je als freelancer?
Als freelancer in Nederland betaal je de volgende belastingen:
- Inkomstenbelasting: Dit is de belasting die je betaalt over je inkomsten als freelancer. De hoogte van dit bedrag is afhankelijk van je jaarlijkse inkomen. Voor 2024 is het belastingtarief voor de eerste schijf 37,10% (tot € 68.507) en voor de tweede schijf 49,5% (vanaf € 68.507).
- Zorgverzekeringswet (Zvw) bijdrage: Dit is een belasting die je betaalt over je inkomsten als freelancer. De hoogte van dit bedrag is afhankelijk van je jaarlijkse inkomen. Voor 2024 is het tarief 5,7%.
- BTW: Als freelancer moet je vaak ook BTW (omzetbelasting) rekenen en afdragen over je diensten. Het standaardtarief voor BTW is 21%.
Hoeveel mag je als freelancer belastingvrij verdienen?
Als freelancer mag je in Nederland een bepaald bedrag belastingvrij verdienen. Dit is de zogenaamde 'zelfstandigenaftrek'. Als je aan bepaalde voorwaarden voldoet, zoals het urencriterium, mag je daarnaast ook de 'startersaftrek' toepassen. Dit betekent dat je als freelancer elk jaar tot een bepaald bedrag belastingvrij mag verdienen, bekijk de website van de Belastingdienst voor de huidige cijfers..
Heb je loonheffing als freelancer?
Als freelancer betaal je geen loonheffing, omdat je zelf verantwoordelijk bent voor het betalen van je inkomstenbelasting en de Zvw bijdrage.