Factureren: het is voor de meeste freelancers geen favoriete bezigheid, maar als je er geen aandacht aan besteed, overleef je als zelfstandige niet lang. In een ideale wereld zouden bedrijven gelijk na het ontvangen van een factuur het verschuldigde bedrag overmaken, maar de praktijk leert dat hier vaak wat tijd overheen gaat. Vooral als je met grotere bedrijven werkt kan het lijken of je weinig invloed hebt op hoe snel een factuur betaald wordt. Toch kun je een paar dingen doen om ervoor te zorgen dat het geld binnen een redelijke termijn op je rekening staat.
In de eerste plaats is het belangrijk dat je op de hoogte bent van de regels die gelden voor betalingstermijnen, kleinere bedrijven en zelfstandigen worden namelijk door de wet beschermd tegen betalingsachterstanden. Als jij weet wat je rechten zijn sta je sterker in je schoenen tijdens projectbesprekingen of wanneer een bedrijf een factuur niet op tijd betaalt. In dit artikel vertellen we uitgebreid wat deze wet inhoudt.
Daarnaast is het belangrijk dat je een correcte en volledige factuur opstelt, zodat het bedrijf deze direct kan betalen. In het tweede deel van dit artikel lees je wat volgens de wet op een factuur vermeld moet worden en wat voor andere elementen niet mogen ontbreken. En wil jij liever helemaal geen gedoe met het opstellen van facturen, lees dan verder en ontdek hoe Malt jou kan helpen bij het stroomlijnen van je administratie.
Wat is de wettelijke betalingstermijn voor een factuur?
Succesvol factureren is meer dan alleen aan je opdrachtgever laten weten hoeveel ze je verschuldigd zijn. Zo komt het helaas voor dat facturen niet op tijd betaald worden. Bedrijven kunnen hier verschillende redenen voor hebben, het is een drukke periode op de financiële afdeling of de factuur gaat mee met de volgende betaalronde, die pas aan het eind van de maand is. En dat terwijl jij jouw rekeningen wel gewoon op tijd moet betalen. Gelukkig heeft de overheid in de wet maximale betalingstermijnen vastgelegd, om zelfstandig ondernemers te beschermen tegen betalingsachterstanden.
Wettelijke afspraken betalingstermijn
Om kleinere bedrijven te beschermen is in de wet een maximale betalingstermijn vastgelegd. De volgende regels gelden voor elk bedrijf bij het betalen van een factuur:
- De betalingstermijn gaat in vanaf de factuurdatum, dat is de dag dat de dienstverlener de factuur verstuurt aan de opdrachtgever.
- Wanneer er geen expliciete betalingstermijn is afgesproken is deze 30 dagen.
Wanneer de afnemer een mkb is, is de wettelijke maximale betalingstermijn 60 dagen. Het is toegestaan om een afwijkende betalingstermijn af te spreken, maar dat mag alleen als het voor beide partijen geen nadelen oplevert.
Voor overheidsinstellingen en grote bedrijven (met meer dan 250 werknemers, of meer dan 50 miljoen euro omzet, of een jaarbalans van meer dan 43 miljoen euro) die diensten of goederen afnemen van het mkb of zelfstandig ondernemers geldt een wettelijke maximale betalingstermijn van 30 dagen. Ook hier mag een afwijkende termijn afgesproken worden als dit voor beide partijen niet nadelig is. De maximale betalingstermijn is in dat geval 60 dagen en de minimale betalingstermijn is 8 dagen.
Consequenties bij niet op tijd betalen
Wanneer de afgesproken betalingstermijn is verlopen (of na 30 dagen als er geen betalingstermijn is afgesproken) heb jij als freelancer de volgende rechten:
- Je mag een boete van 40 euro in rekening brengen.
- Je mag de kosten verhalen die jij redelijkerwijs hebt moeten maken om de schuld te innen, bijvoorbeeld als je een advocaat of incassobureau hebt ingeschakeld.
- Je mag interest in rekening brengen.
Natuurlijk moet je ruimte laten voor vergissingen. Vooral als je prettig hebt samengewerkt met een opdrachtgever raden we niet aan om gelijk aan de slag te gaan met boetes en incassobureaus. Een telefoontje naar de financiële afdeling is vaak genoeg om duidelijkheid te scheppen en vlot betaald te worden.
Helpt dit niet, dan is het gebruikelijk om eerst een aanmaning te sturen met een nieuwe betalingstermijn van 10 dagen. Als die termijn verloopt stuur je een tweede aanmaning met een kortere betalingstermijn, bijvoorbeeld 2 of 3 dagen. De laatste stap is het versturen van een aanmaning per aangetekende post, zodat je zeker weet dat het bedrijf het document goed ontvangen heeft. In deze aanmaning kun je het boetebedrag aan de factuur toevoegen. Resulteert dit niet in een betaling, dan is de volgende stap om het bedrag per incasso te vorderen.
Voorkomen is beter dan genezen
Opdrachtgevers achterna zitten om een betaling kost een hoop tijd, moeite en kopzorgen en daar zit jij als freelancer niet op te wachten. Daarom is het een goed idee om de betalingstermijn al voor aanvang van een opdracht te bespreken. Vraag de opdrachtgever wat voor betalingstermijn zij normaal aanhouden. Is dit meer dan 30 dagen en is dat voor jou nadelig, wijs ze dan op de wettelijke betalingstermijn en vraag of ze hiermee akkoord kunnen gaan. Hoe duidelijker jij bent tijdens de projectbespreking, hoe minder kans er is dat er later verwarring ontstaat en je het bedrijf alsnog moet herinneren na het verlopen van de betalingstermijn.
Hoe stel je een goede factuur op?
Om op tijd betaald te worden is het belangrijk dat je facturen goed in elkaar zitten. Wanneer er informatie ontbreekt moet een financiële afdeling contact met je opnemen om de missende gegevens op te vragen. Vooral bij grotere bedrijven worden facturen niet altijd direct behandeld en kan dit voor onnodige vertragingen zorgen bij de betaling. Maar wat moet er precies op een factuur komen te staan?
Wettelijk verplichte elementen op een factuur
Een goede factuur bevat in elk geval alle onderdelen die volgens de wet op elke factuur van meer dan 100 euro moeten staan, namelijk:
- Het volledige adres en de volledige naam van jou en je opdrachtgever
- Je btw-nummer en KVK-nummer
- Een uniek factuurnummer
- Welke diensten of producten je hebt geleverd en hoeveel (factureren voor diensten kan per uur of per project, kom erachter welke manier van factureren het beste bij jouw opdracht past)
- Datum van levering diensten of producten
- Te betalen bedrag, inclusief btw
- Het btw-tarief dat van toepassing is en het btw-bedrag
Overige gegevens op een factuur
Maar daarmee ben je er nog niet. De opdrachtgever heeft met enkel de wettelijke eisen niet genoeg informatie om de betaling door te voeren. Voeg daarom in elk geval ook de volgende onderdelen toe:
- Een PO-nummer: sommige bedrijven werken met een intern facturatiesysteem en hebben een PO-nummer nodig om een factuur te kunnen verwerken. Vraag je opdrachtgever bij aanvang van een opdracht of dit het geval is.
- Betaalgegevens: een betaling zal normaal per overschrijving gaan, vermeld daarom de IBAN van de rekening waar je op betaald wilt worden en de naam van de rekeninghouder.
- Je contactgegevens: noteer je e-mailadres en telefoonnummer, als de financiële afdeling van de opdrachtgever een vraag heeft over de factuur kunnen ze je direct bereiken.
- De factuurdatum, de betaaltermijn of uiterlijke betaaldatum en wat de consequenties zijn als een factuur niet op tijd betaald wordt.
Malt helpt je bij het stroomlijnen van je administratie
Het freelance platform van Malt is niet alleen een marktplaats voor freelance opdrachten, wij bieden ook een aantal diensten die jouw administratie als freelancer makkelijker maken.
Een veilig betaalproces
Misschien wel het grootste voordeel van factureren via Malt is dat opdrachtgevers het factuurbedrag betalen zodra zij akkoord gaan met een offerte. Tijdens het project wordt het factuurbedrag op een beveiligde rekening van Malt geblokkeerd. Zodra beide partijen aangeven dat de opdracht is afgelopen komt het bedrag vrij en maken wij dit over naar jouw rekening. Als je via Malt werkt hoef je na een opdracht geen maand te wachten op je geld, maar heb je het bedrag in de meeste gevallen al binnen drie werkdagen binnen.
Automatische administratie
Malt neemt een groot deel van de administratielasten weg waar de meeste freelancers minder dol op zijn. Als jij een opdracht aangeboden krijgt via Malt, kun je met een paar klikken op de knop een offerte opstellen. Deze offerte bevat voorwaarden die jou als freelancer beschermen en bij het accepteren van een offerte gaat een klant hiermee akkoord. Hetzelfde geldt voor de factuur. Een opdracht loopt af als beide partijen hiermee akkoord gaan en dan wordt automatisch een factuur opgemaakt. In ons systeem is elk contact en elke afspraak goed gedocumenteerd. Als er onverhoopt een conflict ontstaat tussen beide partijen hebben wij de informatie om duidelijkheid scheppen in de situatie.
Jouw opdrachten goed verzekerd
Tot slot bieden wij onze freelancers een extra garantie in de vorm van een verzekering. Onze verzekeringspartner Hiscox dekt het factuurbedrag wanneer er problemen ontstaan bij een project.