Opdrachtgevers bekijken een handig stappenplan om snel freelance talent te recruiten in een krappe arbeidsmarkt.

De freelance economy is booming. Volgens het CBS telde Nederland op 1 januari 2022 maar liefst 1.1 miljoen zzp'ers, een cijfer dat al jaren groeit. Ook de vraag naar freelancers stijgt: steeds meer bedrijven zien in dat het inhuren van tijdelijke experts talloze voordelen biedt, zeker in deze krappe arbeidsmarkt. Wat niet iedere opdrachtgever zich realiseert, is dat het recruitmentproces bij freelancers écht andere koek is dan bij vaste medewerkers. Wat zijn nou de spelregels als het gaat om het recruiten van freelance talent?

Freelancers en bedrijven: het lijkt soms wel of ze van een andere planeet* komen.  Freelancers zijn autonoom, bedrijven werken voor het collectief. Freelancers gaan voor verdieping, bedrijven voor groei. Freelancers zijn gewend om snel te schakelen, bedrijven – zeker de meer traditionele – maken langzamer beslissingen. En met name dat laatste, daar botst het weleens. Als je wil werken met freelancers, moet je namelijk tempo durven maken. Waarom dat zo is, en hoe je het recruitmentproces voor freelancers zo goed mogelijk inricht, daarover lees je meer in dit artikel. Inclusief persoonlijke tips en ervaringen van freelancers uit de Malt community. 

*Bedrijven komen van Mars, freelancers komen van Venus. Hoe zorg je ervoor dat ze samen gelukkig richting de zonsondergang galopperen? Dat lees je in onze gids voor een succesvolle relatie tussen freelancers en bedrijven. Met tips en feedback van 124 freelance professionals en meer dan 20 internationale bedrijven die via de Malt community samenwerken.

Inhoudsopgave 

  • Speed does matter: waarom tempo maken belangrijk is 
  • Hoe lang duurt het ideale selectieproces voor freelancers?
  • De voordelen van een snel freelancers recruiten
  • Drie stappen om freelance talent te recruiten
  • Malt Plus*: onze oplossing om het selectieproces te versnellen 

Speed does matter: waarom tempo maken belangrijk is

Hoe kom je aan goede mensen anno 2022 ? Laten we eerst eens kijken hoe het zit met het  inhuren van vast personeel. Je kunt het je als organisatie nauwelijks meer veroorloven om een selectieprocedure van maanden te hanteren, daarover zijn de meeste bedrijven het wel eens. De arbeidsmarkt is daar simpelweg te krap voor, en voordat je het weet is jouw favoriete kandidaat weggelokt door de concurrent. Toch is de gemiddelde time-to-hire nog steeds 43 dagen – zo’n anderhalve maand. Er zijn nou eenmaal een aantal fases die je moet doorlopen voordat je erachter bent of sollicitant en bedrijf daadwerkelijk matchen. 

Treuzel je echter te lang, dan is de kandidaat voor die vaste functie allang gevlogen. Bij freelancers gaat het helemaal razendsnel. Waarom is dat? 

Dat zit zo: veel freelancers hebben een heel specifiek talent en jaren werkervaring. Volgens onze studie Freelancing in Europe, gepubliceerd in 2022, hebben Europese freelancers gemiddeld al 8-11 jaar ervaring als full-time werknemer wanneer ze kiezen voor een zelfstandig bestaan. Niet bepaald groentjes dus. Als hooggekwalificeerde experts bieden freelancers vaak vaardigheden die schaars én essentieel zijn, onder meer op het gebied van technologie, data, marketing of design. Omdat hun skills zo gewild zijn, hebben ze een sterke onderhandelingspositie en kunnen ze selectief zijn over de bedrijven waarmee ze in zee gaan. Veel van hen zoeken bijvoorbeeld alleen naar projecten binnen organisaties waar zij zich betrokken en gewaardeerd voelen, of kiezen voor bedrijven met een hoger maatschappelijk doel, dat overeenkomt met hun eigen, persoonlijke waarden. Ze willen, kortom, werken voor een bedrijf of project waar ze trots op kunnen zijn. 

Freelancers zijn dus in de positie om kritisch te zijn. Duurt het allemaal te lang? Een nieuwe opdracht is zo gevonden. Maar er speelt ook een praktische factor mee: als je als freelancer niet werkt, komt er ook geen geld binnen (uitzonderingen daargelaten). Het is dus fijn als er snel beslissingen worden genomen. Je kunt het je als freelancer nou eenmaal niet veroorloven om eindeloos te wachten tot je eindelijk een contract kunt ondertekenen met een opdrachtgever

Marie Balsan, freelance UX/UI designer vertelt: “Ik werd eens benaderd voor een te gek project, het ging om de ontwikkeling van een web app. Er gingen meerdere telefoontjes aan vooraf met de opdrachtgever, in totaal was ik daar al zo’n vier uur mee kwijt. Op zich niet erg, want ik was ervan overtuigd dat ik de opdracht zou krijgen: we waren allebei erg enthousiast. Ik had zelfs mijn agenda al geblokt en andere projecten on hold gezet. Maar nadat ik mijn offerte had gestuurd kreeg ik als reactie dat de opdrachtgever ook het werk van andere designers wilde zien. Ik zou zo snel mogelijk feedback krijgen. Dat duurde en duurde maar. Uiteindelijk heb ik een ander project aangenomen, ik was het wachten zat. Na een maand werd ik gebeld dat ik het toch was geworden! Maarja, toen was ik niet meer beschikbaar. Een vervelende situatie, die tijd én geld heeft gekost. Het is dus belangrijk daar hele duidelijke afspraken over te maken. Een maand niks van je laten horen is echt not done.”

Ook UX/UI designer Elisa Feral had een gelijksoortige ervaring: “Voor een opdracht met een grotere groep freelancers was het selectieproces eindeloos. Er waren meerdere gesprekken, meerdere tests, we hadden de indruk dat de opdrachtgever ons niet vertrouwde. Dit creëerde afstand en wantrouwen, terwijl vertrouwen juist heel belangrijk is in de samenwerking met een freelancer. Ik denk ze door eerdere ervaringen bang waren geworden om foute keuzes te maken. Maar soms moet je gewoon delegeren en het vertrouwen hebben dat het goed komt.”

Hoe lang duurt het ideale selectieproces voor freelancers?

Hoe lang zou het ideale selectieproces voor freelancers moeten duren? We vroegen het aan Gonzalo Fernández Picó, freelance project manager IT: “In principe zou het niet langer dan een week moeten duren. Natuurlijk moeten sommige skills gevalideerd worden, maar als je als opdrachtgever duidelijk voor ogen hebt wat je precies nodig hebt voor een project, dan kun je de match redelijk snel maken. Ik merk ook dat bedrijven naarmate ze vaker met freelancers werken, het steeds meer gewend raken om snel knopen door te hakken.”

Marie Balsan: “Ik zou zeggen dat het afhankelijk is van het project. Bij korte projecten zou het moeten kunnen om alles binnen een week rond te hebben, maar bij grotere projecten is twee weken ook prima. Ik zorg er in ieder geval voor dat ik tijdens het selectieproces goed bereikbaar ben, zodat ik te allen tijde vragen kan beantwoorden of extra informatie kan delen op basis waarvan de recruiter sneller een keuze kan maken. Ik merk wel dat als het allemaal langer duurt dan twee weken, ik rond ga kijken naar andere projecten.” 

Het ideale selectieproces voor freelancers zou dus ongeveer een week moeten duren, van het eerste contact tot de ondertekening van de offerte. Dat betekent niet dat interviews afgeraffeld moeten worden, wél dat je als bedrijf een duidelijk plan moet hebben voordat je het selectieproces opstart. Daarover later meer. 

De voordelen van snel freelancers recruiten

Een week om een freelancers te selecteren lijkt kort, maar we hebben het hier niet over een vaste kracht die een hele loopbaanontwikkeling bij je gaat doormaken en voor wie je een compleet ontvangstcomité moet optuigen. Doorgaans huur je een freelancer in om een (tijdelijk) probleem op te lossen, zo simpel is het. Een project dat vastloopt omdat de juiste expertise mist, een zwangere collega die tijdelijk vervangen moet worden, een seizoenspiek die opgevangen moet worden. 

De voordelen van een korte selectieprocedure:

  • Hoe sneller een freelancer aan de slag kan, hoe sneller het probleem wordt opgelost. Zo kun je je als bedrijf weer richten op je core business. 
  • Freelancers kunnen direct zelfstandig starten – een korte onboarding en/of briefing is vaak al genoeg. Ze hebben immers voldoende ervaring binnen verschillende werkomgevingen en weten wat er van hen verwacht wordt. 
  • Geen eindeloze wervingsgesprekken en tijd rekken meer, wat vervelend en uiteindelijk kostbaar kan zijn voor beide partijen. 

Marie Balsan voegt toe: “Korte selectieprocedures zijn geruststellend: als freelancer weet je dat de mensen met wie je gaat werken je hulp echt nodig hebben en je ‘willen’ hebben. Het geeft freelancers ook de mogelijkheid om hun agenda te organiseren en een overzicht te hebben van de inkomsten die eraan zitten te komen. Dat neemt een hoop stress weg.” 

Drie stappen om freelance talent te recruiten

We noemden het hiervoor al: het feit dat het werven van freelancers snel en efficiënt moet gebeuren, betekent niet dat het afgeraffeld hoeft te worden. De benadering is misschien anders dan bij kandidaten die je in vaste dienst wil nemen, maar ook voor freelancers is de employee journey belangrijk – en dat begint al bij het selectieproces. Maar hoe zorg je er nou voor dat het tempo erin blijft? Hoe weet je zeker dat je de juiste persoon inhuurt? Als het werken met freelancers nieuw voor je is, kan het allemaal best overweldigend zijn. 

Geen zorgen, het toverwoord is ‘voorbereiding’. Doe je huiswerk en zorg ervoor dat de briefing en het projectkader duidelijk zijn. Betrek de juiste mensen binnen de organisatie om dit helder te krijgen: 

  • Wat verwacht je te bereiken met dit project? 
  • Wat zijn de te leveren prestaties? 
  • Welke skills zijn daarvoor nodig?
  • Wat is de doelgroep?
  • Wat zijn de deadlines/tijdschema’s?
  • Wat is het budget?

Vervolgens kun je dan de volgende stappen nemen: 

Stap 1: Zoeken en screenen

Nu er een duidelijk projectkader is, weet je ook wat het profiel is van de freelancer die je zoekt. Misschien ken je iemand binnen je eigen netwerk die daaraan voldoet, maar nog makkelijker is het om via Malt je zoektocht te starten. Op Malt kun je heel eenvoudig de gewenste criteria invullen (skills, locatie, etc.) en daar rollen dan een aantal geschikte kandidaten uit. Net als bij vaste medewerkers wil je weten wat voor werkervaring iemand heeft, en wat de ervaringen zijn van andere opdrachtgevers. Dit kun je allemaal heel gemakkelijk terugzien in het overzicht, evenals de dag- of uurprijs van een kandidaat. 

Stap 2: Interviewen en testen

Geschikte freelancers gevonden? Dan is het zaak hen zo snel mogelijk te benaderen voor een gesprek (het is inmiddels heel gebruikelijk dat telefonisch of online te doen. Scheelt weer een hoop tijd). Mogelijk wil je de mensen op je shortlist nog een testje laten doen om zeker te weten dat hun skills echt matchen bij het project. 

Stap 3: Inhuren

Keuze gemaakt? Offerte akkoord? Dan kunnen jullie elkaar een hand geven en aan de slag. Let op: zorg voor een korte, maar goede onboarding waarbij duidelijk is wie de contactpersonen zijn binnen de organisatie, welke tools er gebruikt worden, etc. 

Malt Plus*: onze oplossing om het selectieproces te versnellen 

Toch wat extra hulp nodig? Schakel dan onze in-house specialisten in om de zoektocht naar de juiste experts nog sneller te laten verlopen. Malt Plus is onze unieke sourcing-methode die zowel klanten als freelancers helpt om de selectieprocedure te versnellen, met een gemiddelde van 6 dagen tussen de eerste zoekopdracht en de start van de opdracht. Het biedt een geïntegreerd berichtensysteem waardoor er een vlotte uitwisseling is tussen klanten en freelancers. Daarnaast centraliseert het administratieve taken (zoals het aanmaken en versturen van facturen, genereren van contracten, beheer van betalingen). Dat werkt een stuk efficiënter en scheelt zeeën van tijd. 

Conclusie

Een bekwame, hooggekwalificeerde freelancer kan geweldige resultaten opleveren voor je bedrijf, zeker in deze tijden van arbeidskrapte. Om tot een succesvolle samenwerking te komen is wel van belang om het tempo tijdens het selectieproces erin te houden. Idealiter zou dit ongeveer een week moeten duren, waarna de freelancer zo snel mogelijk aan de slag kan. Met behulp van ons stappenplan wordt dat een eitje!