Uit het onderzoek 'Strategic onboarding can help new hires' (door Bersin By Deloitte) blijkt dat 4% van nieuwe werknemers na de eerste werkdag ontslag neemt. Ook blijkt dat 22% van het personeelsverloop in de eerste 45 dagen gebeurt. Wanneer een werknemer zo snel weer vertrekt brengt dit voor de werkgever veel kosten met zich mee. De kosten die je in de nieuwe werknemer hebt gestoken gaan verloren en je moet het wervingsproces nog eens over doen. Daarom is het belangrijk om aandacht te besteden aan het inwerken van een nieuwe werknemer om zo een stevige basis te leggen voor de samenwerking.
Het belang van een inwerkperiode geldt niet alleen voor vaste werknemers, maar ook voor de freelancers waarmee je werkt. Freelancers hebben vaak een flexibele instelling en ze kunnen zich snel aanpassen aan een nieuwe omgeving. Als jij zorgt voor een soepele inwerkperiode kan dit veel goeds doen voor het verloop van de opdracht. Dit geldt vooral voor opdrachten met een lange termijn, waarbij ze terechtkomen in een bestaand team dat al bekend is met de cultuur en de gewoonten van een bedrijf. Plan een introductiedag in, zodat de freelancer kennis kan maken met de sfeer en de werkwijze binnen het bedrijf. Maar de inwerkperiode houdt niet op na een eerste introductie. In dit artikel geven wij een aantal tips voor een succesvolle samenwerking met freelancers, van het onboarden, tot de feedback na een opdracht en het vertrek.
1. Onboarding: de stappen om een freelancer succesvol in te werken
De onboarding is de tijd tussen het ondertekenen van het contract en het begin van de werkzaamheden. Het is een belangrijke fase van de opdracht. De freelancer krijgt instructies en krijgt toegang tot alle middelen die nodig zijn om de opdracht tot een goed einde te brengen. De volgende aspecten zijn onderdeel van een goede onboarding.
Het stellen van een duidelijk projectkader voor een succesvolle opdracht
Voor Richard Yarsley, Chief People Officer bij Malt, is het belangrijk dat de opdracht duidelijk geformuleerd is en dat de doelstellingen helder zijn: “De rol van een freelancer is duidelijk, voor mij, maar ook voor het management van Malt en de teams waarmee diegene gaat werken. Wij bakenen de opdracht af met behulp van een ‘Scorecard’, dat is een document waarin precies staat beschreven wat de opdracht inhoudt en wat de doelstellingen zijn die behaald moeten worden.”
De doelstellingen zijn gebaseerd op het initiële projectkader en de redenen dat de freelance consultant is aangenomen. Het kan ook een stappenplan zijn waarin de verwachte en gewenste resultaten door de manager worden samengevat, of het kan een retro-planning zijn. Volgens Richard Yarsley is dit een essentiële stap die bepalend is voor het succes van het project: “De opdracht moet kraakhelder zijn in de hoofden van alle betrokkenen. Als een opdracht niet goed loopt komt dat vaak omdat het projectkader vanaf het begin niet duidelijk was.”
Presentatie van de uitdagingen op macroniveau
Door op een macroniveau je uitdagingen te presenteren krijgen freelancers een goed beeld van wie wat doet binnen de organisatie. Zo kunnen ze makkelijk de juiste persoon vinden binnen het bedrijf voor overleg of het stellen van vragen en dit zorgt voor meer efficiëntie. Ze leren meer over wat er speelt binnen de organisatie, wat de context is, wie er betrokken is en wat er precies op het spel staat voor de onderneming als het gaat om hun specifieke opdracht. Freelancers krijgen in deze meeting ook een beeld van de sfeer en de cultuur binnen het bedrijf en kunnen zich de waarden eigen maken. Cécile Tuil, VP Communications bij Albea, zegt: “Zelfs bij een eenmalige, zeer technische opdracht is het belangrijk dat een freelancer kennis heeft van de waarden, voor succesvolle communicatie is het belangrijk dat ze op de hoogte zijn van de bedrijfscultuur.”
Sociale integratie
De ontmoeting tussen de freelancer en het team is een gelegenheid om elkaar op een informele manier te leren kennen en de basis te leggen voor de samenwerking. Dit is een belangrijk aspect van de integratie, want de eerste banden wordt gevormd en dit is ook het begin van de vertrouwensrelatie. Volgens Cécile Tuil is vertrouwen de kern van een relatie tussen freelancer en bedrijf: “Een opdracht staat of valt met een goede vertrouwensband. Een freelancer wordt niet beperkt door een verplichting of hiërarchische druk, we hebben ervoor gekozen om samen te werken”.
Toegang tot technologische tools
Elk bedrijf maakt gebruik van een andere mix van technologische oplossingen. In dit tijdperk van digitale transformatie is er een enorme hoeveelheid verschillende tools om uit te kiezen en elke uitdaging heeft zijn eigen instrumenten. Om de veiligheid van jouw gegevens te waarborgen is het soms nodig dat een externe werknemer gebruik maakt van de digitale oplossingen van de organisatie. Cécile Tuil legt uit: “Wij geven freelancers toegang tot het intranet, de interne communicatie, administratieve tools, sharing platforms, enzovoorts. Freelance consultants zijn verlengstukken van het team, ze worden op de hoogte gehouden van belangrijke berichten.”
Richard Yarsley deelt deze visie: “We hebben processen opgezet om freelance consultants volledig in het team te betrekken. Neem bijvoorbeeld Anne-Clémence, die op dit moment als freelancer bij ons werkt. Zij maakt deel uit van onze wekelijkse Talent Meeting en heeft toegang tot Slack, het platform waarmee binnen ons bedrijf wordt gecommuniceerd.”
2. Na de onboarding: relatiebeheer is essentieel voor een succesvol verloop van de opdracht
De integratie van een freelancer houdt niet op na de onboarding. Het onderhouden van de relatie na deze periode is minstens zo belangrijk. Blijf de samenwerking in de gaten houden, zodat je zeker weet dat alles goed gaat aan beide kanten. Het zou jammer zijn als een freelancer niet goed kan presteren doordat er niet effectief wordt gecommuniceerd en er geen periodiek overleg is. Zo’n regelmatige touch-base is de beste manier om ervoor te zorgen dat het werk naar verwachting wordt uitgevoerd. En het kan ervoor zorgen dat jij als opdrachtgever een streepje voor hebt en de freelancer sowieso weer met je wil werken.
Periodiek overleg tijdens de opdracht
Deze gesprekken zijn korte tussentijdse evaluaties van de voortgang van de opdracht en van de samenwerking tussen team en freelancer. Een opdracht die uitgevoerd wordt door een freelancer moet niet alleen goed worden geformuleerd, maar moet ook door beide partijen volledig worden begrepen. Charline, back-end developer en Malt freelancer, bespreekt lopende opdrachten op regelmatige basis met haar klanten:
“Ik plan elke dag een korte vergadering in die ik ‘Daily’ noem. We bespreken wat er de vorige dag is gedaan, wat er nog moet gebeuren en wat de planning is voor de komende dagen. Na elke Daily stuur ik een kort rapport naar de klant. Zo weten zij precies waar ik mee bezig bent en zijn er geen onduidelijkheden of grijze gebieden.”
Om teleurstelling na afloop van een opdracht te voorkomen is het belangrijk dat er duidelijke doelstellingen worden gevolgd en dat de betrokkenen weten wat voor resultaten er moeten worden behaald. Als uiteindelijk blijkt dat jullie niet op één lijn zaten is dit tijdrovend voor de freelancer en een extra kostenpost voor het bedrijf.
Laat een freelancer delen in de overkoepelende strategie van het bedrijf
Een bedrijf neemt een freelancer aan voor een kleine uitdaging die onderdeel is van bedrijfsdoelstellingen op grotere schaal. Al deze losse uitdagingen vormen een micro-omgeving die naar hetzelfde algemene doel toewerkt. Voor Cécile Tuil is het van essentieel belang dat freelancers worden geïntegreerd in de algemene strategie van het bedrijf:
“Bij ons sluiten freelancers aan in de teamvergaderingen om te praten over hun lopende opdrachten en hun roadmap. De projecten waaraan zij werken zijn onderdeel van de strategie van het bedrijf. We betrekken ze in het denkproces, omdat hun werk ook invloed heeft op andere projecten. Als we langere tijd met freelance consultants werken zien we ze meer als een verbreding van ons team en niet zomaar als dienstverlener.”
3. Offboarding: hoe freelancers kunnen helpen bij het verbeteren van bedrijfsprocessen
Ook na afloop van hun opdracht kunnen freelancers erg waardevol zijn voor het een bedrijf. Ze zijn een bron van nieuwe kennis en kunnen bepaalde vaardigheden overdragen aan de vaste werknemers. En dankzij de feedback van freelancers krijg jij een unieke inkijk in je bedrijf van buitenaf. Zo ontdek je misschien wel dingen die je intern zou kunnen verbeteren.
Feedback van een freelance consultant
Een freelancer is een talentvol iemand die buiten het bedrijf staat en daardoor vaak een frisse blik heeft op de bedrijfsprocessen. Omdat zij niet onder de hiërarchie van de organisatie vallen kunnen zij extra waardevolle feedback geven. Anne-Clémence Sire, freelance consultant bij Malt, geeft graag feedback aan haar klanten:
“Het interessante aan mijn positie als onafhankelijk consultant is dat ik ‘niets te verliezen’ heb als ik mijn mening geef. Ik hoef bijvoorbeeld niet bang te zijn dat ik geen promotie krijg. Ik wil vooral graag dat de onderneming slaagt in het behalen van hun doelstellingen en het verbeteren van bestaande processen, zodat de teams hun werk beter kunnen doen. Omdat ik op gelijke voet sta met mijn opdrachtgever heb ik meer vrijheid om objectief te zijn.”
De freelancer kan bijvoorbeeld een vragenlijst voorgelegd worden waarin ze de rol van waarnemer aannemen en hun mening geven over wat er op dit moment goed gaat en wat er verbeterd zou kunnen worden.
Bestuiving van innovatie – freelancers als hardwerkende bijen
Een freelancers zet niet alleen ‘hard skills’, zoals technische kennis, in bij het uitvoeren van opdrachten, maar zal ook ‘soft skills’ laten zien. Uit ons onderzoek Freelancing in Europe 2021, uitgevoerd in samenwerking met BCG, kwam naar voren dat 50% van de freelancers al minstens 5 jaar zelfstandig aan het werk is. Hun opdrachten variëren in duur en context en worden in verschillende sectoren uitgevoerd. Zo hebben zij ontzettend veel geleerd over werk- en innovatiemethodes bij verschillende bedrijven. Dit is waardevolle kennis die zij van bedrijf naar bedrijf overbrengen. Jean-David Chamboredon, CEO van ISAI en stichtend bestuurslid van France Digitale, noemt dit de ‘bestuiving van innovatie’. Freelancers zijn net bestuivende bijen die innovatie en digitale kennis overbrengen van bedrijf tot bedrijf. Bovendien zijn het mensen die minstens een halve dag per week besteden aan hun eigen opleiding, dus we weten zeker dat zij op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen in hun vakgebied!