Hoe Schneider Electric efficiënt freelancers inhuurt met Malt

Het bedrijf transformeren: Belangrijkste resultaten

Belangrijkste uitdagingen voor Schneider Electric

Voor de samenwerking met Malt zag Schneider Electric freelancen niet als een strategisch onderdeel van hun personeelsbeleid, en hun samenwerking met zelfstandige professionals was gedecentraliseerd. Hun Talent Acquisition-strategieën richtten zich voornamelijk op vaste medewerkers, waardoor er een blinde vlek ontstond op het gebied van de flexibele arbeidsmarkt. Met een wereldwijde aanwezigheid in meer dan honderd landen had Schneider Electric een efficiëntere manier nodig om toegang te krijgen tot de groeiende pool van onafhankelijke talenten. Schneider Electric zag een kans om:

• Toegang te krijgen tot het juiste talent op het juiste moment: Schneider Electric had behoefte aan flexibele en directe toegang tot gespecialiseerde vaardigheden, zodat ze snel kunnen inspelen op veranderende behoeften met flexibele projectduur.
• Innovatie bevorderen door voortdurend mensen van buiten naar binnen te halen: met een pool van werknemers die voortdurend leren, om relevant te blijven wanneer de halfwaardetijd van vaardigheden snel afneemt.
• Integreer tools voor eenvoudige toegang: Met meerdere tools en verschillende systemen stond Schneider Electric voor de uitdaging om de inkoop- en inhuuractiviteiten te verenigen om freelancing effectief in de hele organisatie op te schalen.

Toegang tot talent in een nieuw jasje

Malt werkte samen met de inkoop- en HR-afdelingen van Schneider Electric om hun wereldwijde freelancing activiteiten te transformeren. Naast het leveren van een gebruiksvriendelijk platform met bruikbare inzichten, bood het team van Malt op maat gemaakte communicatiestrategieën en ondersteuning bij verandermanagement om freelancing in het bedrijf te integreren. Samen met het projectteam van Schneider Electric zorgden ze voor strategische organisatorische tactieken om freelancing wereldwijd soepel op te schalen.

Malt voorzag Schneider Electric van:

• Een gemakkelijk toegankelijk platform voor alle Europese werknemers van Schneider Electric om freelancers te zoeken, te beheren en te betalen.
• On-demand gegevens en inzichten zoals categorieën freelancers en headcount, het aantal lopende projecten en meer.
• Interne compliance inclusief beveiliging, betalingsnaleving voor alle freelancers.
• Eenvoudige technische integratie voor directe sourcing via Coupa-catalogi, waardoor het inhuren van freelancers zo eenvoudig mogelijk wordt voor de inhuurmanagers van Schneider Electric.

Schneider Electric is een wereldwijd opererend bedrijf dat wereldwijd 150.000 mensen in dienst heeft. Met een ambitieuze groeistrategie en om de bedrijfsdoelen effectief te bereiken, hebben ze besloten de beste freelancers structureel in te zetten als onderdeel van hun talentstrategie.

In een tijd waarin een kwart van alle technische banen in Europa door freelancers wordt vervuld, wilde Schneider Electric een brede pool van vaardigheden verkennen om zijn transformatiedoelen te bereiken, met name op digitaal gebied. Ze begonnen de samenwerking met Malt door in 2023 een proof of concept uit te voeren in Frankrijk, om te anticiperen op eventuele uitdagingen met wervingsmanagers en een veilig kader op te zetten voor cybersecurity en vertrouwelijkheidsnormen.

Na twee derde van het jaar bleek er een sterke interne behoefte aan dit nieuwe model, dat als aanvulling op hun bestaande talentstrategie werd gezien. Dit leidde tot de beslissing om freelancen op grotere schaal in Europa te implementeren en als integraal onderdeel van hun wereldwijde HR-strategie te omarmen.

Belangrijkste elementen van een succesvol freelancing programma

Voor een wereldwijde speler als Schneider Electric, die van 0 naar 1 ging met de integratie van freelancers via een select aantal inhuurmanagers, waren twee dingen duidelijk. Ze moesten:

1. Het proces om freelancers in te huren, te betalen en te beheren super eenvoudig maken zonder extra werklast en extra tools voor inhuurmanagers.
2. Hun hele organisatie informeren, communiceren en overtuigen om vertrouwen te hebben in een nieuwe manier om toegang te krijgen tot essentiële vaardigheden.

Eén platform, geen complexiteit: een nieuwe benadering van talenttechnologie

Malt’s integratie met het Coupa-systeem van Schneider Electric stroomlijnde het hele wervingsproces door hiring managers toegang te geven tot een vooraf geselecteerde pool van freelancers via één interface. Malts marketplace stelde de inhuurmanagers van Schneider Electric in staat om snel topkandidaten te identificeren op basis van de specifieke vaardigheden die voor elk project nodig waren. Geautomatiseerde betalingsverwerking en nalevingscontroles hielpen ook om de handmatige inspanning van HR- en inkoopteams te verminderen.

Door Malt te verbinden met het procure-to-pay systeem van Coupa werd de hele workflow voor het inhuren van personeel gesynchroniseerd, zodat gebruikers freelancers op één platform konden zoeken, inhuren en betalen.

“Dankzij Malt hebben we toegang tot een grote verscheidenheid aan freelancers en weten we dat we zullen voldoen aan al onze voorschriften en de interne regels die we hebben opgesteld”, zegt Klaids Lafon de Ribeyrolles, Vice President Indirect Procurement bij Schneider Electric.

Dankzij Malt heeft Schneider Electric administratieve overhead vermeden, de inwerktijd versneld en datagestuurde inzichten ontvangen die slimmere inkoopstrategieën en robuust compliancebeheer mogelijk maken.

Verder dan technologie: een mensgerichte aanpak voor workforce-transformatie

Hoewel technische integratie essentieel is, staat de menselijke dimensie voorop. Een succesvolle implementatie van nieuwe technologie en manieren van werken staat of valt met duidelijke communicatie, gedegen training en actieve belangenbehartiging om organisatorische verandering en afstemming te stimuleren.

Schneider Electric zocht meer dan een personeelsleverancier, ze hadden een partner nodig om hun strategie voor het inhuren en in dienst nemen van freelancers vanaf de grond op te bouwen.

Samen met Malt speelden de HR- en inkoopafdelingen van Schneider Electric een sleutelrol in het communiceren en formaliseren van freelancing binnen de organisatie door:

• Het delen van best practices van buiten het bedrijf met interne teams, waardoor brede toepassing wordt aangemoedigd
• Sommige van de nieuwe processen samen te creëren om ze zo goed mogelijk aan te passen aan modellen voor freelancers
• Ervoor te zorgen dat freelancers in de hele organisatie werken volgens de richtlijnen van Schneider Electric (bijv. de juiste contractuele overeenkomsten opstellen, inclusief clausules over gegevensprivacy, cybersecurity en compliance)
• Cross-functioneel samen te werken aan verandermanagement, communicatie, interne events en talentstrategieën

Waarom Malt?

Malt biedt een alles-in-één marketplace met projectmanagementtools en naadloze integratie met 85+ inkoop- en Vendor Management Systemen (VMS), waardoor hiring managers eenvoudig toegang hebben tot topfreelancers. Met Malt's nieuwe AI Search kunnen inhuurmanagers extra ondersteuning krijgen om gematcht te worden met top freelancers.

Naast het inzetten van freelancers heeft Schneider Electric gekeken naar het opbouwen van een strategische visie en het verduidelijken hoe interne en externe talenten elkaar kunnen aanvullen om de concurrentie voor te blijven, bij te dragen aan een dynamische mix en misbruik te voorkomen.

“Vanuit een inkoopperspectief biedt Malt mij volledig inzicht in het gebruik van freelancers binnen verschillende afdelingen. De mogelijkheid om deze data regelmatig te analyseren en direct beschikbaar te hebben, is van onschatbare waarde.” - Linda Lin, Directeur Indirect Procurement bij Schneider Electric

Schneider Electric en Malt revolutioneren samen toegang tot talent | Malt