Om jouw freelance activiteit verder te ontwikkelen, kun je het beste jouw productiviteit verhogen, door bijvoorbeeld bepaalde taken te automatiseren.
Inderdaad, wanneer je een freelancer bent, ben je alleen en moet je toch alle aspecten van je bedrijf beheren: productie, marketing, inkopen, administratie, etc.
Maar een freelancer is geen tovenaar die de tijd kan vertragen of de dagen langer kan maken. Elk uur dat niet wordt toegewijd aan productie, en dus het uitvoeren van opdrachten, is een uur zonder inkomsten.
Dus hoe ontwikkel je jouw bedrijf? We kunnen uiteraard, of moeten eigenlijk, rekening houden met deze “lege” uren in onze begroting. Dat kunnen we beste doen door tools te gebruiken die ons helpen om efficiënter te werken en tijd te besparen.
Hier zijn 5 tools die je zullen helpen jouw productiviteit een boost te geven!
Beheer jouw projecten met Trello
Trello is wellicht de go-to online applicatie voor projectbeheer. Het principe is simpel: Een tabel, verschillende kolommen en daarin verschillende kaarten.
Er bestaat niet iets zoals een perfecte Trello methode, iedereen maakt het zichzelf op een andere manier eigen. Ik heb verschillende kolommen aan de hand van prioriteiten, en elke kaart staat voor een taak. Op die manier weet ik elke ochtend exact met welke projecten ik bezig ben.
Het is mogelijk om deadlines te koppelen aan iedere kaart: daardoor hoeft werk nooit te laat in te worden geleverd bij een klant. Daarbij kun je ook een takenlijst maken binnen deze kaarten.
Trello is gratis, meld je hier aan.
Maak afspraken met Calendly
Persoonlijk krijg ik veel berichten van potentiële klanten via Malt. Vaak is het maken van een afspraak ingewikkeld. Als je bijvoorbeeld twee data voorstelt en de klant dit ook doet, dan volgt er vaak een eeuwige mailwisseling en daarbij verspillen jullie allebei een grote hoeveelheid tijd aan iets dat geen enkele waarde heeft.
Momenteel gebruik ik Calendly. Dit verbindt met je kalender, waarna het enige wat je nog hoeft te doen is de Calendly link naar de potentiële klant doorsturen. Daarna kunnen zij een tijdsvak reserveren voor een telefonisch gesprek direct in jouw kalender.
Niet meer constant heen en weer gaan! Je moet uiteraard jouw Calendly agenda instellen: de beschikbare tijden (tussen 9 uur in de ochtend en 5 uur in de middag bijvoorbeeld), de beschikbare dagen (geen afspraken op zondag bijvoorbeeld ..) etc.
Als de afspraak eenmaal is gemaakt, zal deze automatisch worden toegevoegd aan jouw kalender, zodat je het niet kunt vergeten.
Ik heb mijn eigen Calendly link toegevoegd aan mijn e-mail handtekening. Wanneer een potentiële klant dus contact met mij opneemt en ik hun beantwoord, kunnen ze automatisch een telefonische afspraak inboeken. Het is niet nodig om eerst 20 e-mails te sturen om erachter te komen wanneer iedereen beschikbaar is.
Calendly is gratis maar biedt ook betaalde diensten aan. Je kunt je hier registreren.
Blijf op de hoogte met Google Alerts en TweetDeck
Iedere goede freelancer moet op de hoogte blijven. De wereld verandert snel en continue en we willen niet het gevoel krijgen dat we overweldigd worden. Daarom moeten we op de hoogte blijven van de laatste trends in de markt, onze sector, en zelfs op het gebied van wetgeving, want ook voor freelancers kunnen er zomaar ineens hervormingen plaatsvinden.
Effectief monitoren kan lang duren. En nogmaals, tijd is geld. Om tijd te besparen, heeft Google een goede tool die het monitoren van dingen kan automatiseren: Google Alerts.
Google specialiseert zich in het indexeren van inhoud, het is de kern van hun bedrijfsmodel met hun zoekmachine, dus je kunt er net zo goed maar gelijk gebruik van maken. De manier van werken is relatief simpel: je kunt één of meerdere meldingen configureren aan de hand van sleutelwoorden. Daarna configureer je zo vaak als je wilt om deze meldingen te ontvangen. Persoonlijk lijkt eens per week mij een prima tempo!
Google Alerts is geheel gratis, je kunt je hier aanmelden.
TweetDeck is een applicatie die wordt aangeboden door Twitter. Het heeft erg gevarieerde functies, en is uiteindelijk een dashboard wat je toestaat om alle aspecten van jouw Twitter account te beheren. TweetDeck stelt je in staat om je eigen dashboard te maken en dit te personaliseren.
Het voordeel hiervan is dat je de mogelijkheid hebt om filters in te stellen: je kunt alle tweets tonen in de vorm van een tabel door te filteren volgens sleutelwoorden, hashtags of gebruikers.
Iedereen zal het op een eigen manier toepassen maar het grote voordeel is dat op Twitter, we vaak worden overladen met vele interessante en niet boeiende berichten tegelijkertijd, en TweetDeck maakt het mogelijk deze te filteren.
TweetDeck is gratis, je hoeft alleen maar een Twitter account te hebben en hier in te loggen.
Automatiseer je sociale media met Buffer
Een freelancer moet werken aan het eigen merk en de online reputatie, en daarom zijn sociale media naar mijn mening essentieel. Als een klant contact met je opneemt, zullen ze naar je zoeken op Google, LinkedIn, etc. Als ze daar niets kunnen vinden, denken ze waarschijnlijk dat je niet erg actief bent. Wanneer ze wel je werk en aanwezigheid kunnen zien op deze platformen, denken ze dat juist dat je deskundig zult zijn. Het kan het verschil maken!
Het aanmaken en optimaliseren van je social media profielen is vrij makkelijk, je hoeft het eigenlijk maar een keer te doen. Maar actief zijn is iets anders! Uiteraard kan tegelijkertijd actief zijn op LinkedIn, Twitter en Facebook meerdere uren per week in beslag nemen.
Als een freelancer, kun je jezelf dat niet altijd veroorloven!
Dit is waar Buffer om de hoek komt kijken. Buffer zal gekoppeld kunnen worden aan jouw social media accounts, zoals bijvoorbeeld je LinkedIn profiel, je Facebook pagina en je Twitter account. Met dank aan deze koppeling, kun je daarna al je publicaties op een centraal punt inplannen.
Voor mij persoonlijk geldt dat, iedere keer dat ik een artikel publiceer op mijn blog, ik het direct deel via Buffer. Het kost me ongeveer 3 minuten om deze artikelen door te sturen en ze ook gelijk te publiceren op mijn verschillende social media profielen.
Als laatste, kun je bijvoorbeeld een uur de tijd nemen op vrijdagmiddag voor het inplannen van een post per dag, op al je accounts, voor de aankomende week. Je hoeft alleen de artikelen te delen die je hebt gelezen en die relevant en interessant zijn voor het werk wat je doet.
Buffer is gratis tot aan het beheren van maximaal drie social media profielen, wat genoeg is. Je kunt je hier aanmelden.
Laat klanten naar jou toekomen met Malt
Een account hebben op Malt betekent dat je jouw acquisitie kunt automatiseren. In plaats van een overzicht te maken van de bedrijven in jouw regio, uren te spenderen aan het sturen van e-mails en telefoontjes, heb je nu alles op een enkel platform.
Op Malt, is alles wat je hoeft te doen een account aanmaken, jouw ervaringen, vaardigheden en studies/opleidingen invullen. Daarbij kun je een presentatie creëren en een prachtig portfolio maken om voorstellen van klanten te ontvangen.
Dit is een ideale manier om acquisitie te doen, het bespaart een enorme hoeveelheid tijd waardoor jij je kunt focussen op wat echt belangrijk is: het bereiken van al je doelstellingen binnen de Malt gemeenschap.
Bovendien heb je met Malt geen openstaande betalingen of geschillen met klanten. Hopelijk gebeurd dit ook niet tijdens andere projecten, maar het kan wel. Door een betrouwbare derde partij tussen jouw en je klant te zetten, garandeer je dat de opdracht soepel zal verlopen.
Inmiddels hoop ik dat je met dank aan deze verschillende hulpmiddelen in staat zal zijn om jouw freelance activiteiten te kunnen beheren terwijl je tegelijkertijd super productief bent!