Als freelancer, hoe beheer je je tijd en anticipeer je om op vakantie te gaan? De sleutel: een goede organisatie en effectieve communicatie.
Tijd: een essentiële hulpbron als je freelancer bent! In theorie beheers je de werking van je dagen en beheer je je schema zoals je wilt. Dit is vaak een van de belangrijkste redenen waarom freelancers deze werkwijze aannemen. In de praktijk is de realiteit soms (vaak?) anders. De activiteit dwingt je soms om te jongleren tussen projecten en deadlines om piekperiodes op te vangen. Je werkt meer zonder altijd tijd te vinden voor echte, heilzame pauzes. Hoe vind je dan je evenwicht? Geen kansen missen maar regelmatig van je vrije tijd genieten, op vakantie gaan? De sleutel ligt, zoals vaak, in een goede planning en effectieve communicatie.
Freelance betekent per definitie geen door een werkgever betaalde vakantiedagen. Je werkt echter niet 365 dagen per jaar. Het is dus aan jou om de inkomstendaling door je afwezigheid te anticiperen. Concreet, bepaal een uurtarief (TJM) dat je vakanties meeneemt, net als je bijdragen, fiscale en operationele kosten, enz. Voor de berekening van je tarieven kun je bijvoorbeeld je TJM met 10% verhogen en zo je vrije tijd plannen. Het is normaal, je kunt alleen vertrouwen op je goede beheer om de afwezigheid van inkomen door je vakanties te compenseren.
Hoe plan je je schema en communiceer je je keuzes aan je klanten? De magische formule bestaat: plannen en organiseren! In theorie is het uiteindelijk niet zo anders dan de situatie van een werknemer. Je bereidt je afwezigheid voor in overleg met het bedrijf waarvoor je werkt.
Je blokkeert waarschijnlijk al de tijdslots die overeenkomen met je vergaderingen en videocalls. Door ook de tijd in te plannen voor de taken van je verschillende opdrachten, dwing je jezelf om je gebruik van gewerkte uren te visualiseren. Een oefening die je geleidelijk aanmoedigt om meer zelfvertrouwen te krijgen in het schatten van de tijd die aan elke taak moet worden besteed. En die uiteindelijk een betere rentabiliteit bevordert. Het nauwkeurig kunnen schatten van de tijd die nodig is voor elke taak gaat hand in hand met een goed beheer van je beschikbaarheid. Het resultaat: een goed bijgehouden schema waarin je duidelijk bent over je deadlines en periodes van onbeschikbaarheid.
Tijd is je essentiële hulpbron, het handhaven van je schema is vaak cruciaal voor het behoud van een goede levenskwaliteit. Dit is vooral het geval wanneer je afwezigheid over een paar weken is gepland. Je doel: je dagelijkse organisatie beheersen en ervoor zorgen dat je met een gerust hart kunt vertrekken. Al in de offertestadium moet je een "after-sales" proces opnemen: specificeer het aantal heen-en-weer communicaties, geef een einddatum van het project of een geldigheidsdatum voor een offerte. Zo vertrek je zonder te veel dingen open te laten en na het afronden van je opdrachten of leveringen. Het doel is om onaangename verrassingen bij terugkomst te voorkomen.
Of het nu aan het begin van de zomer is of buiten het seizoen, de sleutel tot een goede relatie met je klanten is altijd communicatie. Informeer hen, herinner hen eraan, voeg indien nodig je vakantiedata toe aan je e-mailsignatuur. Overweeg de aanpak van freelance content creator Elena Balzer:
Ik informeer mijn vaste klanten over mijn vertrek- en terugkeerdatums. Ik geef echter geen extra kennisgeving aan onregelmatige klanten die geen bestelling hebben geplaatst vóór mijn vakantie."
Vaak beschouwd als de laatste werkstap voor een vakantie, is het opstellen van het bekende automatische "out of office" bericht meestal de taak die het officiële begin van de vakantie markeert. Schrijf het zorgvuldig en geef duidelijk aan je klanten of prospects aan of je je e-mails blijft lezen en wat te doen in geval van nood. IT-consultant Fernando Jofre legt zijn aanpak uit:
Mijn vaste klanten zijn op de hoogte van mijn vakantiedata en accepteren dit omdat ze zich bewust zijn van mijn beschikbaarheid gedurende de rest van het jaar. De anderen merken het niet per se op"
"Enkele weken voor het begin van mijn vakantie informeer ik al mijn vaste klanten om ervoor te zorgen dat ik al het werk dat ze me kunnen aanbieden voor die periode afmaak. Zodra ik met vakantie ben, blijf ik mijn berichten controleren, maar ik zorg er ook voor dat klanten een automatisch antwoord krijgen, zodat ze weten dat het even kan duren voordat ik reageer en dat onregelmatige klanten weten dat ik niet beschikbaar ben." Bryan B, vertaler en content writer.
Door het initiatief te nemen om je klanten te informeren over je toekomstige afwezigheid, de duur en je terugkomstdatums, stel je hen ook in staat om van hun kant te anticiperen en zich te organiseren om eventueel te beslissen om je na je terugkomst opnieuw in te schakelen. Afwezig zijn terwijl je al een of meerdere opdrachten gepland hebt na je vakantie, is de garantie voor een fijne vakantie.
Op Malt hebben freelancers toegang tot verschillende zeer handige tools om hun activiteiten te beheren, met name die waarmee ze hun beschikbaarheid kunnen bijwerken. Door de functie "binnenkort beschikbaar" te selecteren, wordt je profiel weergegeven in de zoekresultaten de maand voorafgaand aan de einddatum. Vergeet niet om je nieuwe beschikbaarheidsdatum op te geven om zichtbaar te zijn voor potentiële klanten. Tijdens je afwezigheid zul je niet worden benaderd met voorstellen voor nieuwe opdrachten. Je kunt echter wel berichten ontvangen van klanten waarmee je al contact hebt gehad of die je aan hun favorieten hebben toegevoegd. In het geval van Malt Plus blijf je mogelijkheden ontvangen, tenzij je onbeschikbaarheid langer dan twee maanden duurt.
Zelfs op vakantie kan het interessant zijn om contact te houden met je e-mail. Het gaat er niet om ze een voor een door te nemen en in de verleiding te komen om weer aan het werk te gaan, maar om voldoende tijd en beschikbaarheid vrij te maken om snel je berichten te blijven scannen. Het doel is om niet de opdracht van je dromen of de ideale klant mis te lopen.
Als je je terugkeer goed hebt gepland, zou de hervatting goed beheerd moeten worden. Denk er ook aan om het reflex aan te nemen om een bericht naar je klanten te sturen om weer contact op te nemen en hen te herinneren aan je beschikbaarheid (naast het bijwerken van je Malt-status natuurlijk!). Een subtiele vorm van opvolging om een dagelijks dialoog met klanten of prospects te hervatten.
Als je freelancer bent, ben je waarschijnlijk op zoek naar meer flexibiliteit, zoals blijkt uit de resultaten van ons onderzoek Freelancing in Europe 2024. Het is dus volledig mogelijk om een andere weg te kiezen met betrekking tot je vakanties. Sommige zelfstandigen werken liever heel hard met beperkte pauzes en vergeten vakanties gedurende zes maanden, zodat ze de volgende zes maanden van hun vrije tijd kunnen genieten. Een formule die complexer te implementeren is dan eenvoudig deeltijdwerk. Maar het is ook niet onmogelijk met een goede dosis anticipatie, afhankelijk van je sector en je klanten. En afhankelijk van je bedrijfsprofiel: we kunnen hier freelancers onderscheiden die lange termijn projecten leiden en degenen die kortere opdrachten opvolgen. De anticipatie van zes maanden tot een jaar is in beide gevallen anders. Je speelruimte is misschien groter dan je denkt en het kan de moeite waard zijn om dit te overwegen.
Het leven van een freelancer is weliswaar onderhevig aan de grillen en werkdruk van klanten, maar aarzel niet om jezelf te organiseren om vakantie of tijd voor jezelf te nemen. Je komt frisser, uitgeruster terug, met meer motivatie en een hernieuwde creativiteit. Dit zijn voordelen waar iedereen van profiteert, zowel klanten als freelancers.
