Projectmanagement is het planmatig beheren van één of meerdere projecten. Door projecten op een slimme manier te beheren, wordt het makkelijker om specifieke doelen binnen de vooraf gestelde criteria te behalen.
Met projectmanagement verklein je de kans dat een project mislukt. Door projectmanagement op de juiste manier toe te passen kan je namelijk realistische doelen stellen en een realistische tijdlijn maken.
Projectmanagement zorgt er ook voor dat je efficiënter kunt werken. Door een goede tijdlijn te maken zorg je er namelijk voor dat je de juiste taken op de juiste momenten uitvoert. Je kunt ook productiever werken, omdat je goed weet welke taken je moet afronden.
Er zijn een aantal dingen die je moet doen om projectmanagement zo goed mogelijk te integreren in je werk als freelancer:
- Maak een zo uitgebreid en duidelijk mogelijk projectplan.
- Bepaal het doel van het project en de daarbij behorende KPIs (Key Performance Indicator).
- Stel duidelijke mijlpalen en een realistische tijdlijn op.
Door projectmanagement te integreren in je dagelijkse werkzaamheden, zorg je ervoor dat je efficiënter en productiever werkt, realistische doelen en een realistische tijdlijn kunt bepalen én verminder je de kans dat een project mislukt. Projectmanagement is echter een vrij breed begrip en kan op veel verschillende manieren worden toegepast. In dit artikel lichten we een aantal manieren toe en geven we tips die jou helpen om op een succesvolle manier gebruik te maken van projectmanagement.
Projectmanagement methodes
Er zijn een heleboel verschillende manieren waarop je projectmanagement kunt toepassen. Veel gebruikte projectmanagement methodes zijn Agile, Waterfall en Scrum.
Agile
Agile is een veelgebruikte projectmanagement methode. Het wordt door veel organisaties gebruikt om snel en effectief in te spelen op veranderingen. Binnen Agile werken zijn er verschillende werkwijzen die toegepast kunnen worden. Hoewel deze werkwijzen allen van elkaar verschillen, zijn er 4 punten die altijd terugkomen:
- Flexibiliteit: door alle veranderingen in de wereld, is het belangrijk om te werken met een flexibele strategie.
- Multidisciplinaire teams: bij Agile wordt er niet gewerkt met verschillende afdelingen, maar met teams. Dit zijn multidisciplinaire teams die snel kunnen handelen, zelfstandig kunnen werken en veel experimenteren.
- Korte cycli: binnen Agile worden er cycli van één tot drie weken toegepast. Door met een korte cyclus te werken is het makkelijker om snel bij te kunnen sturen.
- Visueel werken: het is belangrijk om in één oogopslag de voortgang van het project te kunnen zien. Daarom wordt er binnen de Agile methodologie visueel gewerkt en wordt alle informatie binnen de teams met elkaar gedeeld.
Scrum
Scrum is een Agile werkwijze. Scrum vergroot de wendbaarheid en maakt het mogelijk om zo goed mogelijk aan te sluiten op de wensen van je opdrachtgever. Er wordt binnen Scrum niet veel tijd besteed aan het schrijven van plannen. De focus ligt op zo snel mogelijk toegevoegde waarde kunnen bieden.
Binnen Scrum wordt er gebruik gemaakt van een aantal lijsten:
- Product Backlog: deze lijst wordt bij de start van het project gemaakt en continu bijgewerkt met de actualiteit. De product backlog is een lijst met alle kenmerken en eisen van het eindproduct vertaald naar concrete tussenproducten.
- Sprint backlog: binnen Scrum wordt er gewerkt in sprints. Dit zijn korte cycli. De sprint backlog is verzameling van de product backlog items voor de desbetreffende sprint. Deze wordt bij elke sprint opnieuw opgesteld en bevat de items die op dat moment de meeste waarde leveren aan de opdrachtgever.
- Acceptatiecriteria: voor en tijdens een sprint worden deze criteria opgesteld, met als doel aan het einde van de sprint te kunnen beoordelen of er aan de eisen is voldaan.
- Scrumbord: dit bord bestaat uit de kolommen ‘To do’, ‘Busy’ en ‘Done’. ‘To do’ gaat over de taken die nog op de planning staan en waar je nog niet aan begonnen bent, bij ‘Busy’ staan de taken waar je mee bezig bent en de afgeronden taken worden bij ‘Done’ genoteerd.
Waterfall
Waterfall is een minder flexibele methode dan Agile en Scrum. Bij de Waterfall methode wordt het project ingedeeld in verschillende afzonderlijke fasen. Je gaat pas door naar de volgende fase als de huidige fase voltooid is. Daarbij is elke voltooiing definitief. Dit betekent dat je niet kunt terugkeren naar de vorige fase. Als je een fase opnieuw wilt doorlopen moet je helemaal opnieuw bij fase één beginnen.
Projectmanagement tools
Binnen projectmanagement zijn er best wat dingen waar je rekening mee moet houden. Je moet een duidelijke planning maken, je moet weten wat je volgende stappen zijn en hoever je binnen die stappen bent, je moet weten hoeveel uur je ergens mee bezig bent en ga zo maar door. Als je dit allemaal handmatig bij gaat houden kan dit je erg veel tijd kosten. En dat is nou net wat we willen vermijden.
Gelukkig zijn er heel veel verschillende tools die je hierbij kunnen helpen:
- Planningtools: er bestaan heel veel tools waarmee je een planning kunt maken en deze planning makkelijk kunt bijhouden. Veel gebruikte tools zijn Asana, Trello en Todoist.
- Time management tools: het is handig om te weten hoe lang je met een bepaalde taak bezig bent, zodat je bij een volgende planning goed weet hoelang je voor een soortgelijke taak moet inplannen. Je kunt dit handmatig bijhouden met een timer, maar er zijn ook een aantal handige tools die je hiervoor kunt gebruiken, zoals Toggl Track, HourStack en Timely.
- Visualisatie tools: bij methodes zoals Agile wordt veel gebruik gemaakt van visualisatie. Dit kan het makkelijker maken om een project in kaart te brengen en om bij te houden hoever je bent. Handige tools hiervoor zijn Lucidchart, Microsoft Visio en Textografo.
Er zijn dus heel veel verschillende manieren waarop je projectmanagement kunt toepassen. Welke methode je ook kiest, voordat je begint is het belangrijk om de volgende aspecten in kaart te brengen:
- Wat zijn de verwachtingen van de opdrachtgever en eventuele stakeholders?
- Wat zijn de deadlines en mijlpalen?
- Hoe wordt er gecommuniceerd?
Projectmanagement essentials
De beste projectmanagement methode voor je project is afhankelijk van je wensen en het project zelf. Hoewel sommige projectmanagement methodes erg van elkaar kunnen verschillen, zijn er een aantal dingen die altijd belangrijk zijn:
- Zorg ervoor dat het project opgedeeld is in kleinere, haalbare taken. Dit maakt het makkelijker om taken te prioriteren, haalbare doelen te stellen en niet te verzwijgen onder de werkdruk.
- Het is belangrijk om tijd en resources goed te onderhouden. Door je te verdiepen in time management, kan je makkelijker prioriteiten stellen en efficiënter werken. Daarbij zorgt het hebben van de juiste resources ervoor dat het werk een stuk makkelijker wordt.
- Projectmanagement bestaat altijd uit verschillende fasen. Duidelijke communicatie en samenwerking met alle betrokken partijen gedurende het project is essentieel. Alleen op deze manier weet je zeker dat je altijd goed op weg bent en over kunt gaan naar een volgende fase in het project.
- Door projecten in meerdere fasen in te delen, wordt het makkelijker om de voortgang bij te houden en kan je op tijd eventuele aanpassingen verrichten.
- Is het project afgerond? Zorg er dan voor dat je het altijd evalueert, alleen of met de betrokken partijen. Door het project te evalueren weet je goed waar eventuele verbeterpunten liggen en kan je deze punten bij een volgend project meenemen.
De voordelen van projectmanagement voor freelancers
Hoewel projectmanagement in veel verschillende organisaties kan worden toegepast, heeft het ook specifieke voordelen voor freelancers:
- Als freelancer ben je zelf verantwoordelijk voor het halen van bepaalde deadlines. Een goede projectmanagement strategie zorgt ervoor dat je je tijd beter kunt indelen, taken kunt prioriteren en projecten op tijd kunt afronden.
- Een goede relatie met de klanten is voor freelancers enorm belangrijk. Door het project in meerdere fasen in te delen wordt het makkelijker om klanten mee te nemen in de volledige levenscyclus van het project.
- Freelancers werken vaak aan meerdere projecten tegelijk. Dit kan ervoor zorgen dat je door het bos de bomen niet meer ziet. Met projectmanagement leer je beter organiseren en prioriteiten te stellen. Dit zorgt ervoor dat je je beter kunt focussen en projecten goed en op tijd af kunt ronden.
- Projectmanagement zorgt ervoor dat je productiever werkt. Door projecten in te delen in verschillende fasen en taken, kan je een duidelijke planning voor jezelf maken waardoor je efficiënter kunt werken.
- Bij projectmanagement staan de doelen van het project centraal. Dit zorgt ervoor dat je altijd goed weet wat er van je verwacht wordt en het helpt je om kwalitatief werk af te leveren en de doelen van de klanten te behalen.
Projectmanagement met Malt
Bij Malt doen wij er alles aan om het uitvoeren van projecten zo makkelijk mogelijk te maken, voor zowel de opdrachtgevers als de freelancers. Dit doen wij onder andere met geautomatiseerde administratie, zodat jij hier minder tijd aan kwijt bent. Daarbij kun je via Malt gemakkelijk al je opdrachten inzien. Je kunt in één oogopslag zien waar je momenteel mee bezig bent en welke projecten je afgerond hebt.
Wij begrijpen bij Malt ook hoe belangrijk de communicatie tussen de opdrachtgevers en de freelancers is. Daarom kan je gemakkelijk met elkaar communiceren via de chat functie. Wij snappen hoe vervelend het is om via allemaal verschillende kanalen met elkaar te communiceren. Daarom kan je de offerte via Malt naar de opdrachtgever versturen en kan hij of zij deze via Malt accepteren. Het afronden van het project kan je ook volledig in Malt doen. Geef aan dat je de opdracht hebt afgeleverd en de opdrachtgever hoeft dit alleen nog maar te accepteren. Zo heb je geen enkel ander programma nodig om met elkaar te communiceren.
Conclusie
Er zijn een heleboel verschillende manieren waarop je projectmanagement kunt toepassen, zoals Agile, Scrum en de Waterfall methode. De beste methode voor jou is afhankelijk van je wensen en het project. Om het je nog makkelijker te maken, zijn er ook heel veel tools die je kunt gebruiken.
Door projectmanagement te integreren in je werk als freelancer, wordt het een stuk makkelijker om projecten succesvol en op tijd af te ronden. Met een realistische projectplanning kan je je taken beter prioriteren en ga je productiever en efficiënter te werk. Je kunt je opdrachtgevers ook makkelijker meenemen in het project waardoor de communicatie met je opdrachtgevers verbetert.