Per uur of per project: hoe factureer je je freelance opdrachten?
We nemen beiden methodes eens onder de loep.
Het is zover, je hebt je eerste kennismakingsgesprek met een potentiële klant binnengehaald! Het klikt goed en dan komt de gedoemde vraag: wat is je tarief voor deze opdracht? En ineens voel je een zweetdruppel over je voorhoofd rollen. Deze vraag is immers het overdenken waard, er bestaan namelijk twee manieren om een opdracht te begroten: per uur of per project. Beide werkwijzen zullen consequenties hebben voor je omzet en je manier van werken.
De twee factureringsmethodes begrijpen
Het begroten van een opdracht kan een echte breinbreker zijn. Hoe schat je een dienstverlening zo nauwkeurig mogelijk in, met behoud van het rendement terwijl je tegelijkertijd een aantrekkelijk tarief aanbiedt? Om te beginnen kijken we eerst naar de verschillen tussen de twee werkwijzen.
Per uur vs per project: wat zijn de verschillen?
Factureren per project houdt in dat je je vastlegt aan een opdracht voor een vaste prijs. In een dergelijk scenario definieer je een nauwkeurige begroting om te voldoen aan de wens van je opdrachtgever. Bijvoorbeeld:
- Een e-commerce website doet een beroep op een programmeur voor een volledige make-over van hun website.
- Een nieuw merk verzoekt een copywriter een pagina te schrijven voor hun crowdfunding campagne.
- Een MKB-onderneming vraagt een artdirector om een nieuwe grafische identiteit te ontwikkelen.
Werken per uur betekent daarentegen dat je je gewerkte uren in rekening neemt. Je richt je niet meer op de oplevering van een specifiek project, maar op de uitvoering van een aantal dagen voor je opdrachtgever. Bepaalde sectoren, zoals bijvoorbeeld de IT, geven de voorkeur aan deze manier van werken. Een typisch voorbeeld is die van een groot bedrijf die een IT-manager aanneemt voor een opdracht van 6 maanden om de implementatie van hun nieuwe IT-systeem te leiden.
Hoe stel je je tarief per uur of per project vast?
In het geval van een betaling per project, heb je een resultaatsverplichting. Je gaat ermee akkoord dat je een product oplevert bij je opdrachtgever voor een prijs die je vooraf hebt bepaald. Je wordt dus betaald op basis van de inschatting die je hebt gemaakt op je offerte, en niet op basis van de uren die je daadwerkelijk aan de opdracht hebt besteed. Vandaar dat het zo belangrijk is om te weten hoe je een offerte opstelt waarin rekening gehouden wordt met de tijd die je denkt aan de opdracht te gaan besteden.
Deze werkwijze verschilt van het factureren per uur, die een inspanningsverplichting impliceert. Als freelancer ga je ermee akkoord om alle nodige middelen – waaronder je tijd – ter beschikking te stellen aan je opdrachtgever om zo te helpen hun doelstellingen te bereiken. Daartegenover staat dat je niet de verplichting hebt dat dit ook daadwerkelijk slaagt. De inschatting van dit type betaling is gebaseerd op je gemiddelde dagtarief, die je vermenigvuldigt met het aantal dagen dat je gewerkt hebt.
Je begrijpt het vast al: afgezien van het vaststellen van de prijs en de facturatie, gaat het hier om de twee verschillende manieren van samenwerken met je opdrachtgever. Maar, is er dan één keuze die beter is dan de andere?
In welke gevallen kies je voor een betaling per project?
Je wilt graag flexibiliteit.
Werken per project biedt de freelancer de vrijheid om zijn agenda in te plannen zoals hij zelf wil. Deze wijze van dienstverlening maakt het namelijk mogelijk om meer flexibiliteit in het beheer van je agenda te hebben. Je kunt meerdere projecten en opdrachtgevers combineren, of je kunt je aandacht richten op de noodzakelijke taken in het leven van elke freelancer: prospectie, administratie…
“Werken per project stelt je in staat de baas te blijven over je eigen agenda. Je kunt tegelijkertijd aan meerdere opdrachten werken, je kunt omgaan met een noodgeval (bijvoorbeeld een offerteaanvraag of een herbewerking) afkomstig van een andere opdrachtgever.”
Henry Pichat, Copywriter
Je begeeft je tussen duidelijk afgebakende grenzen.
Het werken per project is bij uitstek geschikt voor opdrachten met een gedetailleerd lastenboek, die de verwachtingen nauwkeurig afbakent. Dit is vaak het geval voor opdrachten van korte duur of voor opdrachten die je perfect beheerst. Het is dan ook veel makkelijker om zonder risico in te schatten hoeveel tijd je aan de opdracht gaat besteden. Deze manier van facturatie is ook prettig voor je opdrachtgever, omdat het hen de garantie van resultaat biedt voor een vooraf bekende prijs.
“Alles wat ik voorstel is gebaseerd op de werkwijze per project, maar ik stel ook een rapport van “besteedde tijd” op na de facturering. Het is daardoor transparant voor de opdrachtgever omdat ze weten wat ze kunnen verwachten. Dit zorgt er ook voor dat ik mijn aanbod kan standaardiseren in een “pakket” voor mijn potentiële opdrachtgevers, en zo tijd kan besparen met het onderzoek om aantrekkelijke prijzen aan te kunnen blijven bieden in de toekomst.”
Pierre-Emmanuel Marc, Facebook Ads Expert
Je hebt een duidelijk werkkader ingesteld.
Een rechtstreeks gevolg van het vorige punt is dat het voorstellen van een dienstverlening met een betaling per project een bijzondere waakzaamheid nodig heeft over de manier waarop je gaat samenwerken met je opdrachtgever. Veel op en neer reizen, middelen die te laat worden verstrekt, meerdere contactpersonen, allemaal directe gevolgen van een slecht opgezet kader die er allemaal voor kunnen zorgen dat je het dubbel aantal uren werkt dan dat je hebt gefactureerd. Het is dus ook beter om vooraf te bedenken op wat voor manier je gaat samenwerken en dat ook op te nemen in je offerte. Zo zijn er geen onaangename verrassingen voor je opdrachtgever, en ook niet voor jou!
“Wanneer ik aan een opdracht met een betaling per project werk, specificeer ik altijd de details van de samenwerking in mijn offerte: het verzamelen van de bronbestanden voor een bepaalde datum (voornamelijk als de opdracht spoed heeft), het maximale aantal keer dat ik heen en weer reis, etc. Dit verzekert mijn opdrachtgever van mijn professionaliteit, dit beschermt me in het geval van een geschil en dit vermijdt de ongeregeldheden die mijn opbrengst zouden kunnen aantasten!” Marie Chanoz, copywriter
Waarom zou je kiezen voor een facturering per uur?
Je werkt aan langdurige opdrachten.
Het werken met een betaling per uur wordt vaak gekozen voor opdrachten van langere duur. Dit kan bijvoorbeeld een atypisch, complex project zijn of bijvoorbeeld een project die nog kan veranderen, waar de opdrachtgever nog niet precies de grootte van kan definiëren. Een freelancer wordt dan gekozen om een zeer specifiek soort expertise aan te bieden of om een team te versterken.
“Naar mijn mening is het werken per uur veel geschikter voor langdurige opdrachten die geen duidelijke afbakening hebben. Dat komt vaak doordat het team het te druk heeft om de leiding te nemen over het project, of doordat ik over een specifiek soort expertise beschik die mijn opdrachtgever nodig heeft.” Marie Chanoz, copywriter
Je wil graag stabiliteit.
Het werken per uur biedt de freelancer ook een bepaald soort werkcomfort omdat hij 100% van zijn aandacht kan richten op één opdracht zonder dat hij zich bezig hoeft te houden met de vervelende klus van de prospectie. Als je deze manier van werken kiest, ben je verzekerd van een vast inkomen gedurende de gehele looptijd van de opdracht, maar ook van het rendement van je werk omdat elke gewerkte dag wordt gefactureerd.
“Het werken per uur stelt je in staat om je full-time te concentreren op het project van de opdrachtgever: gedurende de opdracht ben je even (een beetje) bevrijd van de “mentale belasting” van een freelancer die dagelijks moet schakelen tussen meerdere opdrachtgevers” Henry Pichat, copywriter
Je beschikt over een grotere mate van onafhankelijkheid.
Het werken per uur stelt je ook in staat om je volledig onder te dompelen in de problematiek van je opdrachtgever en dus efficiënter te werken dan bij een eenmalige opdracht, waarbij je gelimiteerd bent in de tijd die je hebt voor de opdracht. Je kunt vrij snel onafhankelijk aan de slag gaan met je projecten, op dezelfde manier als een werknemer. Je staat ook dichter bij de medewerkers van het bedrijf, vooral als je in het gebouw van de opdrachtgever werkt.
“Het werken per uur stelt me in staat om nauwer en effectiever samen te werken met de betrokkenen bij een project, omdat we in hetzelfde gebouw werken en zelfs samen lunchen. De communicatie tussen de verschillende personen verloopt dus ook veel soepeler. Als we een vraag hebben, kunnen we die gewoon stellen aan degene die tegenover ons zit.” Henry Pichat, copywriter
Het resultaat van de wedstrijd: wat moet je kiezen?
Er is geen definitief antwoord. Uiteraard, wanneer je je eerste opdrachten aan het uitvoeren bent, kan een offerte voor het gehele project indrukwekkend lijken. Het grootste risico is dat je je tijd niet goed inschat en dat je meer tijd aan de opdracht besteedt dan verwacht, vooral als je net begint. Daarom is het altijd veiliger om je opdrachten per uur te factureren. Als je zeker wilt zijn dat je de juiste keuze neemt, neem dan goed de tijd om de ins en outs van beide opties te analyseren, want elke situatie is weer anders!