Uit de gegevens van Malt blijkt dat een groot deel van de nieuwe freelancers functies uitvoeren die in het verleden door vaste medewerkers werden gedaan. Deze verschuiving op de arbeidsmarkt werkt een nieuwe vorm van werken in de hand, die we blended teams noemen. 

Blended teams: een nieuwe dynamiek

Blended teams zijn teams binnen een bedrijf die voor een deel uit vaste medewerkers en voor een deel uit freelancers bestaan. Blended teams zijn op dit moment nog zeldzaam, maar wij voorspellen dat deze vorm van werken in de toekomst steeds meer de norm gaat worden. Bij Malt zelf werken we ook in blended teams en dat bevalt verrassend goed. Meer dan 95% van de teams heeft minstens 1 freelancer, of het nu aan het product is, bij de marketing of bij de human resources. 

Een nieuwe manier van werken betekent echter ook nieuwe uitdagingen. Van de leden in onze community horen we dat het soms wennen is aan de nieuwe dynamiek van blended teams. Als

freelancer blijf je zelfstandig, je valt niet onder de traditionele teamhiërarchie, maar je werkt wel als een volwaardig teamlid mee. Dit kan zorgen voor uitdagingen op het gebied van communicatie en organisatie en soms voelen freelancers in een blended team zich zelfs geïsoleerd van de rest. 

Werk jij in een blended team of ben je van plan dat in de toekomst doen? In dit artikel bespreken we veelvoorkomende uitdagingen en geven we vier tips om succesvol te integreren in een blended team als freelancer.

4 tips voor een succesvolle integratie

Maak duidelijke afspraken over communicatie

Een succesvolle samenwerking begint bij heldere communicatie en in een blended team is dat niet anders. Als freelance teamlid heb je geen standaard bila’s of beoordelingsgesprekken, daarom is het belangrijk dat jij zelf de nodige contactmomenten creëert. Om ervoor te zorgen dat je vanaf het begin van je opdracht genoeg ruimte hebt om te overleggen over je werk kun je de volgende dingen doen: 

Vraag om een contactpersoon. Je wilt hoe dan ook voorkomen dat je niet weet waar je terecht kunt als je ergens tegenaan loopt. Zorg er daarom voor dat je een contactpersoon aangewezen krijgt binnen het team. Meestal zal dit de manager of een senior medewerker zijn, in elk geval moet diegene goed op de hoogte zijn van jouw functie en genoeg autoriteit hebben om actie te kunnen ondernemen wanneer dit nodig is.

• Plan regelmatige check-ins. Zet een terugkerende afspraak met je contactpersoon in de agenda. Tijdens deze meeting bespreek je hoe het werk gaat, wat eventuele uitdagingen zijn en welke vragen je hebt. Op die manier ben je altijd zeker van een contactmoment, zonder dat je steeds een mailtje hoeft te sturen of een meeting hoeft in te plannen. 
• Maak gebruik van een project management tool. Software als Trello, Basecamp en Taskworld maken samenwerken in een team overzichtelijk en efficiënt. In een dashboard kun je in een oogopslag zien waar iedereen mee bezig is, wat er nog moet gebeuren en hoe de taken verdeeld zijn. Gebruikt jouw team nog geen project management tool? Introduceer dit dan. 
• Voer meetings in persoon of met beeld. Kom als dat kan naar kantoor voor belangrijke vergaderingen. Is dat niet mogelijk, geef dan altijd de voorkeur aan videoconferenties in plaats van telefoongesprekken. Een groot deel van onze communicatie is non-verbaal en in een gesprek waar je elkaar kunt zien voelt het contact een stuk persoonlijker, wat goed is voor het opbouwen van professionele relaties met je teamgenoten.
• Zorg voor een open gesprekssfeer. Moedig je contactpersoon aan om in jullie gesprekken volledig transparant te zijn en doe dat zelf ook. Sta open voor opbouwende kritiek. Als jullie het allebei gelijk aangeven wanneer er iets niet volgens verwachting gaat, creëert dit ruimte voor groei en verbetering.

Stel grenzen en beheer je eigen takenpakket

Als zzp’er beheer je je eigen bedrijf en verkoop je een bepaalde skillset. Je wilt graag je uiterste best doen voor je klanten en daardoor kan het soms moeilijk zijn om een gezonde work-life balance te behouden. Toch is dit ontzettend belangrijk voor je mentale en fysieke gezondheid. Bescherm jezelf door de volgende dingen in acht te nemen:

• Geef je werkschema door. In principe bepaal jij je eigen werktijden, maar je team moet hier wel van op de hoogte zijn. Geef door wat je werktijden zijn, laat het weten als je een vrije dag neemt en als er last minute veranderingen zijn. Zet een out of office aan als je niet aan het werk bent en reageer pas als je werkdag weer begonnen is.
• Blijf gezond tijdens je werkuren. Freelancers die een uurtarief rekenen kunnen zich soms schuldig voelen als ze niet de volledige tijd aan het werk zijn. Maar net als met vaste medewerkers is het belangrijk dat je gezond blijft en daar horen voldoende pauzes bij. Neem na elke twee uur werk in elk geval 10 minuten tijd voor jezelf.
• Manage je tijd met behulp van programma’s. Er zijn verschillende tools die kunnen helpen bij het managen van je werkuren, zoals Keeping, Clockify en Asana. Met deze programma’s kun je bijhouden hoeveel je werkt en met welke taak je bezig bent. Je kunt per periode rapporten uitdraaien voor je eigen administratie of om te gebruiken als basis voor overleg met je opdrachtgever.
• Leer om nee te zeggen. Wees eerlijk wanneer je denkt dat een taak meer tijd of energie vergt dan jij op dit moment kunt opbrengen. Je bent voor langere termijn aangenomen in het team, het is voor niemand voordelig als je te veel hooi op je vork neemt en overwerkt raakt.

Werk aan professionele relaties met inhouse teamleden

Freelancers staan erom bekend dat ze zelfstandig zijn en vaak volledig autonoom kunnen werken. Maar de kracht van een blended team ligt juist in de synergie tussen vaste medewerkers en freelancers. Het is daarom niet de bedoeling dat jij op je eigen eilandje je taken uitvoert. Houd rekening met de volgende dingen om te voorkomen dat jij te veel geïsoleerd raakt van de vaste medewerkers binnen het team:

• Wees proactief. Aarzel niet om contact op te nemen met de andere leden van het team. Heb je een vraag of opmerking, pak dan de telefoon op. Doe actief mee aan vergaderingen en vertel over jouw deel van het project. Anticipeer op toekomstige taken, plan meetings in en stel voor om samen te werken als dat het project ten goede komt. 
• Maak persoonlijke connecties. Wanneer je je prettig voelt binnen een team ben je productiever en lever je beter werk. Het is daarom goed om de andere teamleden ook op persoonlijk vlak te leren kennen. Maak de tijd voor een praatje en toon interesse en doe als je dat leuk vindt ook mee met teamactiviteiten buiten werktijd.
• Wees betrouwbaar. Zorg ervoor dat je de verwachtingen binnen het team goed managet en hou je aan gemaakte afspraken. Communiceer tijdig over eventuele vertragingen of andere omstandigheden. Jouw teamgenoten moeten weten wat ze aan je hebben.
• Respecteer de waarden van het bedrijf. Ook al ben je geen onderdeel van het bedrijf, toch is het belangrijk dat je je aan de regels houdt en dat je respect hebt voor de bedrijfswaarden. Zorg er daarom voor dat je op de hoogte bent van deze waarden en draag ze ook uit.
• Vraag om feedback. Voor freelancers die willen groeien in hun werk is kan een blik van buitenaf heel waardevol zijn. Vraag daarom actief om feedback van je opdrachtgever en andere teamleden. Gebruik de nuttige tips en leg minder relevante opmerkingen naast je neer.

Gebruik de ervaring om jezelf te ontwikkelen

Een laatste tip die we willen meegeven is om de dynamiek van blended teams zoveel mogelijk in je voordeel te gebruiken. Gebruik het als een mogelijkheid om te groeien en om nog bekwamer te worden in jouw vakgebied. Het is goed om aan het begin van de opdracht te bepalen hoe je dit wilt doen. Wat zijn de doelen die jij op persoonlijk vlak kunt bereiken dankzij je tijd binnen deze organisatie? Een paar ideeën om je een handje te helpen:

• Leer van je collega’s. Je teamleden hebben allemaal een ander perspectief en een andere expertise. Door goed contact te onderhouden kun jij voor jezelf bepalen wat jij hiervan mee wilt nemen en wat niet. Wees niet bang om vragen te stellen. 
• Kijk goed om je heen. Als zzp’er heb je een unieke positie, je bent geen onderdeel van het personeelsbestand en kunt de organisatie dus objectiever bekijken. Kijk tijdens je opdracht goed om je heen en noteer wat je van bepaalde processen en werkmethoden vindt. Gebruik dit om te bepalen wat voor opdrachten je in de toekomst wilt doen. Bedenk ook dat deze blik van buitenaf is ontzettend waardevol voor een bedrijf, je kunt het vergelijkingsmateriaal dat je verzamelt in je voordeel gebruiken bij toekomstige projectonderhandelingen.
• Bouw aan je netwerk. Het maakt de werkdag een stuk gezelliger als je een goede band hebt met je collega’s. Daarbij kan het je helpen bij het verder uitbreiden van je netwerk. Je teamleden van nu zullen in de toekomst nieuwe functies krijgen of bij andere bedrijven gaan werken. Wie weet haal je hier over een paar jaar nog een leuke nieuwe opdracht uit!