1. Wat veranderde er per 1 januari 2025?
Hoewel de Wet DBA al sinds 2016 bestaat, is de daadwerkelijke handhaving jarenlang opgeschort. De Belastingdienst heeft echter aangekondigd dat er vanaf 1 januari 2025 actief wordt gecontroleerd op schijnzelfstandigheid. Dit betekent dat opdrachtgevers moeten kunnen aantonen dat een freelancer daadwerkelijk als zelfstandige werkt en niet als een verkapte werknemer.
Een belangrijke ontwikkeling is dat bedrijven zelf verantwoordelijk zijn voor het correct naleven van de wetgeving. Dit betekent dat als de Belastingdienst een freelancer als werknemer aanmerkt, de opdrachtgever verantwoordelijk is voor eventuele naheffingen en boetes. Dit maakt het cruciaal voor bedrijven om hun freelancebeleid goed op orde te hebben.
2. De belangrijkste criteria voor zelfstandigheid
De Hoge Raad hanteert een aantal criteria om te bepalen of er sprake is van een dienstverband:
- Mate van zelfstandigheid: De freelancer bepaalt zelf hoe en wanneer het werk wordt uitgevoerd. Hoe minder zeggenschap een opdrachtgever heeft over de uitvoering, hoe beter.
- Inbedding in de organisatie: Hoe meer een freelancer wordt geïntegreerd in de bedrijfsstructuur, hoe groter de kans op een arbeidsovereenkomst. Bijvoorbeeld als de freelancer structureel meedoet aan interne meetings of een bedrijfs-e-mailadres krijgt.
- Commercieel risico: Freelancers moeten financieel risico lopen, bijvoorbeeld door een tarief per project af te spreken, te werken voor meerdere opdrachtgevers of te investeren in hun eigen bedrijfsmiddelen.
- Duur en aard van de opdracht: Langdurige samenwerkingen met één opdrachtgever kunnen wijzen op schijnzelfstandigheid, zeker als de opdracht continu wordt verlengd.
Daarnaast werd tijdens het webinar benadrukt dat de Nederlandse Belastingdienst steeds meer kijkt naar de daadwerkelijke uitvoering van het werk in plaats van alleen naar wat er op papier staat. Dit betekent dat niet alleen het contract correct moet zijn opgesteld, maar dat de samenwerking ook daadwerkelijk een onafhankelijke relatie moet weerspiegelen.
3. Praktische tips om compliant te blijven
Tijdens het webinar werden verschillende praktische handvatten besproken om risico’s te minimaliseren:
- Gebruik een duidelijke en juridisch waterdichte overeenkomst waarin de zelfstandigheid van de freelancer wordt benadrukt. Dit helpt bij een mogelijke controle door de Belastingdienst.
- Evalueer de samenwerking regelmatig om te voorkomen dat een freelancer gaandeweg als werknemer wordt behandeld. Plan bijvoorbeeld een periodieke review in.
- Vermijd integratie in de organisatie, zoals het verstrekken van een bedrijfs-e-mailadres, vaste werktijden of deelname aan bedrijfsactiviteiten zoals teamuitjes.
- Documenteer afspraken goed, bijvoorbeeld over tarieven en hoe deze zijn vastgesteld, om te kunnen aantonen dat er sprake is van een marktconform freelancecontract.
- Stimuleer ondernemerschap bij freelancers door hen aan te moedigen voor meerdere opdrachtgevers te werken en hun eigen materialen en software te gebruiken.
- Maak gebruik van risicotools en assessments, zoals die van Malt, om in te schatten of een samenwerking voldoet aan de Wet DBA en om tijdig bij te sturen indien nodig.
4. Hoe Malt bedrijven ondersteunt
Malt biedt een platform waarmee bedrijven compliant kunnen blijven bij het inhuren van freelancers. Dit gebeurt onder andere door:
- Een gestroomlijnd contractproces, waarbij de klant een contract afsluit met Malt en Malt een onderaannemingscontract aangaat met de freelancer.
- Een risicotool die opdrachtgevers helpt inschatten of een samenwerking voldoet aan de Wet DBA.
- Inzichtelijke dashboards om freelance-inzet te monitoren en tijdig aanpassingen te doen waar nodig.
- Toegang tot een uitgebreid netwerk van freelancers, waardoor bedrijven meer flexibiliteit hebben en freelancers kunnen inzetten voor kortdurende en projectmatige opdrachten.
- Ondersteuning bij compliance en juridische vragen, zodat bedrijven goed voorbereid zijn op eventuele controles door de Belastingdienst.
Met Malt is de contractuele relatie duidelijk en wordt het risico op schijnzelfstandigheid verminderd. Zo behouden freelancers volledige vrijheid in hun opdrachten en tarieven, terwijl bedrijven profiteren van een transparant en compliant systeem.
5. Veelgestelde vragen over de Wet DBA
Tijdens het webinar werden ook enkele vragen beantwoord:
Wat gebeurt er als een freelancer toch als werknemer wordt aangemerkt? In dat geval kan de Belastingdienst naheffingen en boetes opleggen aan de opdrachtgever. Daarom is het belangrijk om een goed gedocumenteerd proces te hebben en de samenwerking regelmatig te evalueren.
Mag een freelancer tijdelijk een werknemer vervangen? Dit is een grijs gebied. Als een freelancer precies dezelfde taken uitvoert als de werknemer die hij vervangt en volledig is ingebed in de organisatie, kan dit als schijnzelfstandigheid worden gezien. Het is belangrijk om duidelijke afspraken te maken en te zorgen voor voldoende ondernemerschapskenmerken.
Wat als een freelancer enkel voor één opdrachtgever werkt? Hoewel dit niet per se betekent dat er sprake is van een dienstverband, kan dit wel een risicofactor zijn. Het is aan te raden dat freelancers meerdere opdrachtgevers hebben om hun zelfstandigheid te onderstrepen.
6. Schrijf je in voor onze webinar over de Wet DBA
Het correct naleven van de Wet DBA vraagt om bewustzijn en aanpassingen in de manier waarop bedrijven met freelancers werken. Door helderheid te creëren over de arbeidsrelatie, de samenwerking goed te documenteren en gebruik te maken van slimme tools zoals die van Malt, kunnen bedrijven de risico’s op schijnzelfstandigheid minimaliseren en met een gerust hart blijven samenwerken met freelancers.
Wil je meer weten over hoe Malt jouw organisatie kan helpen compliant te blijven? Schrijf je dan in voor onze aanstaande webinar over de Wet DBA op dinsdag 15 april 2025.