Wanneer een bedrijf een product of dienst inkoopt zijn ze op zoek naar de allerbeste deal. Ze willen een kwalitatief hoogwaardig resultaat, dat zo snel mogelijk geleverd wordt en niet te duur is. Ze zijn vaak niet op de hoogte van de tijd en de expertise die nodig is om de opdracht succesvol te kunnen afronden. Als freelancer wil je graag je klanten tegemoet komen en zeg je het liefst ja op elke opdracht. Maar je bent ook je eigen werkgever, dus je moet jezelf in bescherming nemen. Je wilt voorkomen dat je per ongeluk te veel belooft, waardoor je lange uren moet maken om een deadline te halen of een te laag tarief rekent voor de tijd die je daadwerkelijk bezig bent. Maar hoe bepaal je wat realistische verwachtingen zijn en hoe breng je dat helder over aan de klant?
In dit artikel bespreken we waarom het belangrijk is om duidelijke grenzen te stellen. We geven in vier stappen tips over hoe je je grenzen bepaalt, hoe je dit bespreekt met klanten, hoe je verwachtingen managet tijdens een opdracht en hoe je omgaat met lastige klanten. Tot slot praten we over het belang van self care en een gezonde work-life balance.
Waarom het belangrijk is om je grenzen aan te geven
Als freelancer krijg je vroeg of laat een keer te maken met een klant die onrealistische verwachtingen heeft van je werk. Het is jouw taak om duidelijk aan te geven wat je grenzen zijn voor elke opdracht. Dit kan op het moment zelf misschien lastig lijken, maar later pluk je er hoe dan ook de vruchten van. Daarnaast komt het je professionele relaties ten goede. Een paar voordelen van het stellen van grenzen:
- Stressvrij werken – duidelijke afspraken en haalbare deadlines zorgen voor een stressvrije werksfeer en dat is goed voor je mentale gezondheid.
- Work-life balance – wanneer je werkschema gebaseerd is op realistische verwachtingen heb je tijd en energie over om goed voor jezelf te zorgen en leuke dingen te doen.
- Goede werkrelaties – de communicatie die nodig is voor het managen van verwachtingen vormt een goede basis voor een gezonde en langdurige werkrelatie.
- Duidelijke afspraken – door aan te geven wat jouw grenzen zijn kun je conflicten en misverstanden voorkomen.
Professionele uitstraling – als jij helder kunt uitleggen waarom je bepaalde grenzen stelt laat dit zien dat je goed op de hoogte bent van jouw vak. Klanten zullen je eerder zien als een expert en nemen ook sneller dingen van je aan.
Your Content Goes Here
Vier stappen voor het managen van verwachtingen
Ok, dus het is belangrijk om duidelijke grenzen te stellen. Maar in de praktijk blijkt dat dit vaak makkelijker gezegd is dan gedaan. Het bepalen van je grenzen en deze effectief naar klanten overbrengen is een vaardigheid die je als freelancer aan moet leren. Hieronder bespreken we de vier stappen voor een stressvrij werkschema:
1. Bepaal wat jouw grenzen zijn
Wanneer een bedrijf een beroep doet op een freelancer is dit vaak voor een vaardigheid die zij zelf inhouse niet hebben. Ze hebben daarom niet altijd een duidelijk beeld van wat er allemaal bij komt kijken om de opdracht tot een goed einde te brengen.
Een voorbeeld is een fotograaf die foto’s maakt bij een bedrijfsevenement. De opdrachtgever huurt hem of haar in voor een paar uur tijdens het evenement. Maar wat niet meteen zichtbaar is, is dat de fotograaf ook tijd besteed aan het voorbereiden van de shoot en het bewerken van de foto’s. Dit kan soms een volle dag in beslag nemen. Daarnaast heeft de fotograaf geïnvesteerd in materiaal, een professionele camera kan al gauw een paar duizend euro kosten en dan heb je nog geen lenzen, belichting of software voor het bewerken van foto’s. En hij of zij maakt kosten om naar het evenement toe te reizen. Al die verschillende elementen worden doorberekend in de offerte, waardoor het totale tarief soms hoog kan lijken voor een klant.
Omdat jij de expert bent in jouw vakgebied is het belangrijk dat je goed weet wat je waard bent. Denk na over wat jouw toegevoegde waarde is voor een bedrijf. Bepaal ook wat jouw professionele doelen zijn – wil je meer ervaring opdoen, wil je nieuwe dingen leren of wil je meer verdienen, zodat je tijd kunt vrijmaken voor jezelf? Met deze twee gegevens kun je een reële inschatting maken van wat je kunt doen, en vooral ook van wat je niet kunt doen. Bepaal je minimale uurtarief en hoeveel je maximaal wilt werken. Zorg dat je genoeg ruimte hebt voor vrije tijd en onvoorziene gebeurtenissen.
2. Bespreek grenzen en verwachtingen met je klanten
Nu jij zelf een goed beeld hebt van wat er mogelijk is, is het belangrijk dat je dit helder aan de klant overbrengt voor je aan een opdracht begint.
Een voorbeeld: een bedrijf heeft een marketingfolder uitgebracht, nu willen ze dit door een freelance vertaler laten vertalen. Ze willen het graag af hebben voor een evenement over een paar dagen. Om een tekst goed te kunnen vertalen is tijd nodig. Het is mogelijk om een spoedvertaling te doen, maar omdat enkele stappen in het proces overgeslagen worden, zal de kwaliteit van de uiteindelijke tekst minder zijn en dat is voor een marketingfolder niet aan te raden. Het is aan de freelance vertaler om uit te leggen aan de klant dat een spoedvertaling hoogstwaarschijnlijk niet het gewenste resultaat levert.
Dit zijn een paar tips voor een effectief kennismakingsgesprek:
- Zorg ervoor dat je duidelijk en direct bent. Neem tijdens het gesprek de rol aan van een adviseur, jij bent de expert en weet wat er precies nodig is om het gewenste resultaat te bereiken.
- Leg alle afspraken schriftelijk vast, zodat hier later geen misverstanden over kunnen ontstaan. Een telefonisch gesprek kun je opvolgen met een e-mail waarin je de afspraken samenvat. Vraag of de opdrachtgever om in een reactie akkoord te gaan, zo weet je zeker dat de e-mail gelezen en begrepen is.
- Luister actief. Onderbreek de opdrachtgever tijdens het gesprek niet en stel geen vragen tot hij of zij uitgesproken is. Noteer de details en zorg ervoor dat je alles helemaal begrijpt voordat je akkoord gaat.
- Zeg nee als dat nodig is. Het is goed om flexibel te blijven en open te staan voor onderhandelingen over projectspecificaties, maar soms liggen verwachtingen te ver van de werkelijkheid. In dat geval is het beter om nee te zeggen, dan iets af te spreken waar je later spijt van krijgt. En nee zeggen is niet altijd het einde van een professionele relatie. Het kan zijn dat een opdrachtgever op dit moment weinig budget heeft en jouw tarief niet kan betalen. Wanneer dit bedrijf groeit en in de toekomst meer middelen heeft kunnen ze alsnog bij jou terugkomen.
3. Het managen van verwachtingen tijdens een opdracht (en waarom dit belangrijk is)
Het maken van duidelijke afspraken is een goed begin, maar daarmee ben je er nog niet. Ook tijdens het project is het belangrijk om duidelijk te communiceren over de voortgang en uitdagingen van een project.
Neem bijvoorbeeld een bedrijf dat in een vaktijdschrift een artikel wil publiceren waarin interviews staan met verschillende werknemers. Ze huren een freelance schrijver om de tekst te schrijven, spreken een deadline af en initiëren het contact met de betrokken medewerkers. Een goed begin, maar stel dat een van de medewerkers door omstandigheden slecht te bereiken is. Als de freelancer niet tijdig aangeeft wat zijn of haar uitdagingen zijn kan de deadline van het hele artikel in gevaar komen.
Een paar tips voor het managen van verwachtingen tijdens een opdracht:
- Maak een tijdlijn met alle belangrijke deadlines. Geef voor elke stap aan wat je nodig hebt van wie en laat het weten als je om welke reden ook moeite hebt om een deadline te halen.
- Houd klanten op de hoogte van de voortgang van het project. Vertel het gelijk als er iets gebeurt dat invloed kan hebben op het resultaat.
- Blijf transparant. Blijkt iets anders te lopen dan je in de eerste plaats had verwacht, vertel dat dan eerlijk aan de klant. Geef details over wat er precies aan de hand is en stel mogelijke oplossingen voor.
- Wees bereikbaar. Reageer vlot op berichtjes en e-mails en zorg ervoor dat je bereikbaar bent voor vragen van de opdrachtgever. Goede communicatie is de basis van een vruchtbare samenwerking.
4. Omgaan met lastige klanten
Ook wanneer je er alles aan gedaan hebt om de verwachtingen van je opdrachtgever te managen kan het voorkomen dat er lastige situaties of conflicten ontstaan. Het kan zijn dat klanten zich niet aan hun kant van de afspraak houden wanneer het bijvoorbeeld gaat om regelmatig contact, een werkplek of hulpmiddelen, waardoor jij je opdracht niet kunt afronden. Klanten kunnen laat zijn met het betalen van rekeningen, of zelfs achteraf om korting vragen wanneer het eindproduct niet volgens verwachting is. Het is niet prettig om in zo’n situatie terecht te komen, we geven een paar tips die misschien kunnen helpen:
- Blijf duidelijk en herinner de klant aan de grenzen die je aan het begin van de opdracht hebt gesteld.
- Geef aan wat de volgende stappen moeten zijn en verbind daar consequenties aan.
- Wees standvastig, maar blijf altijd professioneel.
- Maak aantekeningen van gesprekken en zorg dat er zoveel mogelijk schriftelijk materiaal beschikbaar is. Zorg er vanaf het begin van elke opdracht voor dat afspraken per mail gevalideerd worden, zodat je daar later naar kunt verwijzen.
Kom je er ondanks alles niet uit met je klant? Zoek dan hulp. Er zijn verschillende instanties die freelancers ondersteunen wanneer het contact met een klant niet volgens plan verloopt. Zo kun je hulp vragen bij het incasseren van facturen, bij aansprakelijkheidskwesties, bij bemiddeling in conflicten of met juridische bijstand.
Self care voor freelancers en waarom dit belangrijk is
De kans is groot dat jij bent gaan freelancen omdat je behoefte had aan vrijheid en zelfstandigheid. Je bent ergens goed in en je weet dat dit wat waard is. Het is jouw doel om op je eigen voorwaarden en volgens je eigen werkwijze deze vaardigheden in te zetten. Maar het runnen van je eigen bedrijf komt met verantwoordelijkheden, waaronder het behouden van een goede fysieke en mentale gezondheid. Als je je werk met plezier wilt blijven doen moet je ervoor zorgen dat je lekker in je vel zit.
Ten eerste is het belangrijk dat je een gezonde work-life balance creëert. Op dagelijkse basis doe je dit door voldoende pauzes te nemen. Het kan verleidelijk zijn om je lunch achter je computer op te eten, zodat je net wat meer werk af kunt krijgen. Het is echter bewezen dat mensen die regelmatig pauzes nemen op de lange termijn productiever zijn. Als je even iets anders doet, een kopje koffie halen of een rondje wandelen, heb je daarna frisse energie om verder te gaan met je project. Daarnaast moet er in je agenda genoeg tijd zijn voor activiteiten waar je ontspanning en plezier uit haalt. Tijdens je werk staan je hersenen op scherp, daartegenover moeten momenten staan waarop je even niet hoeft na te denken. Maak dus tijd voor hobby’s, dagjes uit en vakanties.
Ook in je fysieke gezondheid moet je investeren. Het kan soms makkelijk zijn om een ongezonde hap te eten of een sportsessie over te slaan, maar dat zijn juist dingen die energie geven. Blijf dus gezond door regelmatig te sporten en goed te eten. Zorg voor voldoende slaap, een gezond slaapritme moet altijd voor werk of deadlines gaan. En wanneer het idee hebt dat je het even allemaal niet aan kunt, praat dan met mensen. Zoek steun bij vrienden of familie of neem contact op met een therapeut. Als jij ervoor zorgt dat je je goed voelt, lever je betere prestaties en ben je van grotere waarde voor jezelf en voor je klanten.