Als je besluit om als freelancer te starten, is het inschrijven bij de Kamer van Koophandel, vaak afgekort tot KVK, één van de eerste stappen die je zet. Maar waar moet je precies op letten en hoe zorg je ervoor dat alles soepel verloopt?
Kamer van Koophandel
Bij de Kamer van Koophandel registreer je jouw bedrijf in het Handelsregister. In principe moet ieder officieel bedrijf in Nederland ingeschreven staan met als doel rechtszekerheid bij het zakendoen. Echter is het als freelancer niet altijd verplicht om je in te schrijven bij de KVK. Het brengt altijd voor- en nadelen met zich mee om je wel of niet in te schrijven. Het belangrijkste is om te kijken wat bij jouw situatie past.
Waarom wel inschrijven?
Je bent verplicht je in te schrijven bij de Kamer van Koophandel als je door de Belastingdienst als ondernemer wordt gezien. De belangrijkste eisen hiervoor zijn:
- Je levert goederen of diensten.
- Voor deze goederen of diensten vraag je een financiële vergoeding en hiermee maak je winst.
- Je levert regelmatig deze goederen of diensten aan andere mensen dan je familie of vrienden.
Als je aan deze eisen voldoet dan zit je in het ondernemerschap en is het verplicht om je in te schrijven bij de Kamer van Koophandel. Het spannende aan deze inschrijving is dat je automatisch met jouw KVK-nummer aangemeld wordt bij de Belastingdienst. Dit betekent dat je btw-aangifte moet gaan doen. Er komen ook andere dingen bij kijken, zoals het juist opstellen van facturen en je inkomstenbelasting anders invullen. Het brengt hiermee zelfstandigheid met zich mee, maar je zal zien dat met de juiste informatie en een klein beetje onderzoek de administratie heel erg meevalt.
Je inschrijven bij de Kamer van Koophandel heeft ook vele voordelen. Zo heb je met de inschrijving alle ruimte om te groeien met je bedrijf. Daarbij heb je ook recht op verschillende aftrekposten, zoals de zelfstandigenaftrek en startersaftrek. Dit scheelt bij de inkomstenbelasting, waardoor je meer geld overhoudt. Tot slot kom je voor andere bedrijven een stuk betrouwbaarder over als je een KVK-inschrijving hebt.
Kortom, je inschrijven bij de Kamer van Koophandel is verplicht als je aan de eisen voldoet binnen het ondernemerschap. Als je de intentie hebt om je bedrijf te laten groeien, meerdere opdrachtgevers te krijgen en je van bepaalde aftrekposten gebruik wilt maken is de inschrijving belangrijk. Alles wat je voor de inschrijving moet doen is een afspraak maken om langs te komen bij de dichtstbijzijnde Kamer van Koophandel en eenmalig €80,10 betalen (in 2024). Meer informatie vind je op de website van de KVK.
Waarom niet inschrijven?
Er zijn ook situaties waarin het niet direct nodig is om je bij de Kamer van Koophandel in te schrijven. Als je het bijvoorbeeld nog een te grote stap vindt om je officieel in te schrijven en je eerst wil uitproberen of freelancen wel wat voor jou is. In dit geval heb je twee verschillende opties.
1. Incidentele opdrachten
De eerste optie is om maar heel af en toe een opdracht uit te voeren. Als je eenmalig of incidenteel een opdracht uitvoert voldoe je niet aan de eis dat je regelmatig diensten levert en dus ben je geen ondernemer voor de belasting. In 2023 was het bedrag dat je maximaal uit deze diensten mocht verdienen €8,700,-.
2. Een btw-id
De tweede optie is om je niet in te schrijven bij de Kamer van Koophandel maar enkel een btw-id aan te vragen. Dit nummer krijg je automatisch als je je inschrijft, maar je kan hem ook gratis aanvragen zonder inschrijving. Je bent dan ondernemer voor de btw en dit is vooral gunstig als je vooral voor andere bedrijven werkt. Dit omdat zij graag de btw willen afschrijven van de kosten die ze aan jou hebben. Echter is het in deze situatie vaak gunstiger om je wel in te schrijven bij de Kamer van Koophandel, zodat je er zeker van bent dat alles juist en officieel gebeurt. Want ook enkel met een btw-id moet je netjes je omzetbelasting aangeven en betalen.
Lang verhaal kort: als je heel zelden een opdracht uitvoert ben je waarschijnlijk geen ondernemer voor de belasting en heb je geen KVK-inschrijving nodig. Echter moet je altijd al je inkomsten, ook de inkomsten uit deze incidentele opdrachten, aangeven bij je inkomstenbelasting.
En nog even voor de duidelijkheid, de Belastingdienst is de instantie waarbij je altijd je inkomstenbelasting aangeeft en als je ondernemer bent ook je omzetbelasting (btw-aangifte). De Kamer van Koophandel is de instantie die ervoor zorgt dat jij met een inschrijving in het Handelsregister komt te staan en die aan de Belastingdienst laat weten dat je een ondernemer bent.
Conclusie: wel of niet inschrijven?
Met bovenstaande informatie kan jij een weloverwogen keuze maken of jij je als freelancer bij de Kamer van Koophandel moet inschrijven of niet. Het ligt volledig aan je persoonlijke situatie en je intenties.
Wil je eerst even het freelancen uitproberen met incidentele opdrachten? Experimenteer daar dan eerst mee zonder KVK-inschrijving. Ben je erover uit dat je voor verschillende opdrachtgevers wilt werken, winst wil maken en ben je enthousiast geworden voor het ondernemerschap? Maak dan die afspraak en schrijf je in. Er is absoluut geen reden om je zorgen te maken over de administratie, elke ondernemer kan dit en jij ook.
Aan de slag bij Malt
Als je aan de slag wilt als freelancer bij Malt dan moet je bij de Kamer van Koophandel ingeschreven staan. Dit omdat Malt aan cash advances doet. De opdrachtgever betaalt van tevoren en de betaling wordt naar een digitale wallet overgezet. Als de opdracht dan door beide partijen gemarkeerd wordt als voltooid, wordt het geld overgezet naar de wallet van de freelancer.
De reden dat je hiervoor een KVK-inschrijving moet hebben is omdat het bedrijf dat deze cash advances doet de rekeningen moet kunnen verifiëren waar het geld heen gaat, en dit kan alleen met een KVK-inschrijving. In feite werk je via Malt veilig, officieel en volgens EU-richtlijnen. Meer informatie over de KVK-inschrijving voor Malt vind je hier.