Zowel op professioneel als op romantisch gebied geldt dat we tijd en moeite moeten investeren als we een duurzame relatie willen opbouwen. Dit is niet anders bij een professionele relatie met een freelancer, vooral als je in jouw bedrijf graag werkt met toptalent. Net als bij je vaste werknemers is het belangrijk om regelmatig te overleggen, ook na afloop van de opdracht. Vaak wordt het feedbackmoment na een opdracht vergeten, maar dit is juist een belangrijk moment voor een goede samenwerking. Sommige bedrijven plannen een evaluatie in met vaste werknemers die een bepaalde tijd in dienst zijn en zo kun je dit gesprek ook zien. Het is een moment om om de balans op te maken en opbouwende kritiek uit te wisselen. De verkregen feedback van freelancers kun je vervolgens gebruiken om de werkwijze in je teams te verbeteren en je netwerk van freelancers te verstevigen.
Debrief: hoe voer je een geslaagd feedbackgesprek met jouw freelancers?
- Maak gebruik van de feedback van freelancers
- Gebruik het feedbackgesprek om een netwerk van freelance talent op te bouwen
Conclusie: het feedbackgesprek loont
Debrief: hoe voer je een geslaagd feedbackgesprek met jouw freelancers?
Om ervoor te zorgen dat een debriefgesprek constructief is, wijs je in het team iemand aan die de meeting organiseert en voorbereidt. Kies als het even kan iemand die rechtstreeks met de freelancer heeft gewerkt, in persoon of op afstand. Hoe lang de vergadering moet duren hangt af van de omvang en de duur van het project. Tien minuten kan genoeg zijn, maar je kunt ook een paar uur nodig hebben.
Een voorbeeld: het afgelopen jaar is jouw team bijgestaan door een freelance developer. Bij het feedbackgesprek is tenminste een directe collega van de developer aanwezig. De aangewezen referent kan feedback geven over haar prestaties en werkwijze en kan nagaan of de freelancer alle belangrijke en nuttige informatie aan het team heeft doorgegeven voordat zij vertrekt. Bespreek de positieve aspecten van de samenwerking, denk bijvoorbeeld aan het geleverde eindproduct, communicatie, proactiviteit of andere soft-skills waar de referent van onder de indruk was.
Voor de freelancer zelf is deze meeting het uitgelezen moment om feedback te geven over de opdracht. Vraag of zij een korte analyse van het project kan voorbereiden. Wat zijn de positieve dingen van het bedrijf die ze zich zal herinneren? Wat had beter gekund in de samenwerking? Was de opdracht duidelijk? Was ze vooraf goed geïnformeerd over wat er van haar verwacht werd? Waren de juiste tools en middelen aanwezig om te opdracht uit te voeren?
Geef de freelancer vervolgens de mogelijkheid om vragen te stellen over haar werk en over wat ze in de toekomst zou kunnen veranderen of verbeteren. Als het gaat om een korte of eenmalige opdracht is het goed om voor de meeting een paar overwegingen en aanbevelingen op papier te zetten, dat hoeven maar een paar zinnen te zijn. Het is voor jou een kleine moeite, maar het is een bemoedigend gebaar richting de freelancer. Freelancers hebben meestal geen periodieke bespreking met iemand die hun werk kan beoordelen. Ze zijn zelf verantwoordelijk voor hun ontwikkeling. Feedback en advies na afloop van een opdracht kan daarom van onschatbare waarde voor ze zijn.
“Reviews zijn voor mij erg belangrijk. Ik wil mezelf kunnen verbeteren en de volgende keer nog beter werk leveren. De beoordelingen van Malt helpen me daarbij”, legt Cloélia Quillent-Elinguel, contentschrijver ethiek, uit.
Maak gebruik van de feedback van freelancers
Op de Human Resources afdeling weten ze het al: het is niet makkelijk om goede freelancers te vinden en te behouden, vooral als het gaat om gewilde techprofielen. Je wil koste wat kost voorkomen dat ze door je vingers glippen en daarom moet je ervoor zorgen dat hun ervaring bij jouw bedrijf van begin tot eind top is. Een feedbackgesprek kan hierbij erg waardevol zijn. Als je de juiste vragen stelt krijg je een unieke inkijk in hoe een externe werknemer jouw bedrijf ziet. En dat kun je inzetten bij het werven van nieuw talent.
Zo vinden freelancers het bijvoorbeeld niet alleen interessant om te weten wat ze gaan verdienen en welke werkmethoden worden gebruikt, maar zijn de bedrijfscultuur, social responsibility en duurzaamheid vaak ook belangrijke criteria om al dan niet bij een bedrijf aan de slag te gaan. Freelancers staan erom bekend dat ze zin willen geven aan hun werk, dus het is logisch dat ze gevoelig zijn voor dit soort onderwerpen. Nassim Merzouk, Social Business Developer, legt uit hoe hij de samenwerking tussen freelancers en bedrijven ziet:
“Bij een eerste gesprek met een potentiële klant stel ik vooraf een lijst met vragen op over de waarden en doelstellingen van het bedrijf: wat is de bestaansreden van de organisatie? Hoeveel freelancers hebben al aan deze opdracht gewerkt? Wat is het turnover binnen het bedrijf? Wat is het beleid met betrekking tot inclusiviteit, gelijkheid, enzovoorts? Het antwoord op deze vragen kunnen bepalend zijn voor mijn keuze om al dan niet met het bedrijf te werken.”
Probeer ook de overige feedback die je krijgt zoveel mogelijk in te zetten om de organisatie te verbeteren. Krijg je goede feedback over de werkomgeving? Deel dit dan (anoniem) met de teams. Opbouwende kritiek over de onboarding, de integratie in het team of de uitvoering van de eerste taken kun je het best bespreken met de verantwoordelijke medewerker of afdeling om zo het proces te verbeteren. In een feedbackgesprek krijg je soms onverwachte suggesties over bijvoorbeeld communicatie, planning of zelfs de omvang van een project. Natuurlijk hoef je niet alle feedback ter harte te nemen, maar het zou zonde zijn om deze waardevolle informatie te missen.
Gebruik het feedbackgesprek om een netwerk van freelance talent op te bouwen
Ben je na afloop van een opdracht tevreden over de samenwerking met een freelancer, ben je blij met het eindproduct en was de energie goed? Vertel dat dan! Het is altijd goed om te laten weten dat de samenwerking goed bevallen is, wie weet kunnen jullie in de toekomst wat voor elkaar betekenen. Werk je bijvoorbeeld met een app ontwikkelaar die een mobiele applicatie voor je heeft gemaakt, dan wil je het liefst weer met haar werken als er een update nodig is. En als er een nieuw vergelijkbaar project aankomt, weet je dat zij een goede partij is.
Een goed debriefgesprek aan het eind van een opdracht kan er daarnaast voor zorgen dat je stukje bij beetje een solide netwerk van toptalent in verschillende vakgebieden opbouwt. Stel dat je een full stack developer, een grafisch ontwerper of een SEO-expert nodig hebt, dan kun je aan de freelancers waar je mee hebt gewerkt om aanbevelingen vragen. Het omgekeerde geldt ook. Na een prettige samenwerking zal een freelancer graag weer met jouw organisatie willen werken. Of jij kunt ze aanbevelen bij een ander bedrijf, als je op dit moment geen nieuwe opdracht voor ze hebt. Mond-tot-mondreclame is voor freelancers nog altijd een uitstekende manier om nieuwe klanten te vinden. Dus contact onderhouden na afloop van een project is voor beide partijen voordelig.
Conclusie: het feedbackgesprek loont
Moderne managers vragen hun vaste werknemers regelmatig om feedback. Ze plannen wekelijkse vergaderingen in, maken gebruik van een digitale feedbacktool en organiseren een jaarlijkse beoordeling. Voor de samenwerking met freelancers zou dit niet anders moeten zijn. Onderschat de beoordeling van een freelancer aan het eind van een opdracht daarom niet: dit is een unieke gelegenheid om constructieve feedback te krijgen van een extern iemand die een tijdje in het team mee heeft gedraaid. En het kan ervoor zorgen dat dit toptalent graag weer met jouw bedrijf wil werken!