Hoe kun je je projecten beter managen als freelancer?
Als je als freelancer werkt verkoop je niet alleen je expertise op een bepaald gebied. Je moet namelijk ook alles eromheen managen, van de offerte tot de facturatie, de planning van de taken, het beheer van de benodigde tijd en het budget, maar ook de communicatie met de opdrachtgever.
Malt begeleidt je tijdens het gehele verloop van je projecten, of het nu gaat om de optimalisatie van je profiel om je eerste opdrachten binnen te krijgen, of om de facturatie, de betaling of het in werking zetten van een langdurige relatie met je opdrachtgever. Door een platform te gebruiken waar transparantie en communicatie de baas zijn verhoog je de kansen om je projecten optimaal te managen en je freelance carrière te laten slagen.
Je opdrachtgever begrijpen
Freelancers die net beginnen op Malt zijn soms geneigd om te snel een offerte te sturen, dit doen ze dan gelijk als ze een projectvoorstel binnenkrijgen om maar te behoren tot de eerste freelancers die hebben gereageerd. Toch riskeer je hiermee dat je bepaalde uitdagingen van de toekomstige opdrachtgever over het hoofd ziet. Het is beter om de tijd te nemen om goed te communiceren en gedachten uit te wisselen zodat je de omgeving en de behoeftes van de opdrachtgever goed begrijpt. Dit is ook hét moment om de basis te leggen voor een goede relatie met de opdrachtgever, om je vaardigheden te presenteren en om te laten zien dat je gemotiveerd bent. Neem dus de tijd om je goed in te lezen in het bedrijf en de behoeftes van de potentiële opdrachtgever, om de uitdagingen te begrijpen en om na te denken over de verschillende oplossingen die je de opdrachtgever kan bieden.
Een zo nauwkeurig mogelijke offerte opstellen
Als je eenmaal de verwachtingen van je opdrachtgever goed begrijpt, is het tijd voor het opstellen van de offerte. Voordat je je beste dagtarief aanbiedt, moet je meetbare streefdoelen voor de betreffende opdracht vaststellen en moet je nauwkeurig de tijd die je nodig hebt voor elke taak definiëren. Overweeg om een kleine marge toe te voegen aan je schatting: het is beter om iets te veel tijd in te schatten dan dat je je moet gaan haasten en minder goed werk moet aanleveren.
Wat betreft de tarieven moedigt Malt freelancers aan om hun prestaties niet voor minder te verkopen. Het is vaak verleidelijk, vooral voor mensen die net beginnen als freelancer, om een offerte op te stellen met een zo laag mogelijke prijs in de hoop de opdracht binnen te halen. Het is echter van cruciaal belang voor het succes van je bedrijf dat opdrachtgevers de waarde van je werk en je expertise erkennen. Onthoudt dat je niet het volledige bedrag op je offerte ontvangt. Je moet hier nog de commissie van Malt afhalen. Denk aan je belasting, maar ook aan eventuele kosten, aan een aanvullend pensioen of bijvoorbeeld je zorgverzekering. Het klopt dat opdrachtgevers soms verschillende freelance profielen tegenover elkaar zetten. Maar als ze ervoor kiezen om een beroep te doen op freelancers, dan kiezen ze er ook voor om met echte experts te werken. Volg daarom ons advies en stel zo nauwkeurig mogelijk een offerte op.
Denk er tenslotte aan om je offerte via Malt te versturen om je online reputatie te verbeteren en om te profiteren van de Hiscox RC Pro verzekering. Deze verzekering dekt je in het geval van een ongeluk of een fout tijdens de opdracht.
Bevestig je beschikbaarheid op Malt
Als de opdrachtgever eenmaal je offerte heeft geaccepteerd en de opdracht vooruit heeft betaald (indien van toepassing), kun je beginnen met werken. Om geconcentreerd te blijven op je taken en om het vervolg van je werkzaamheden voor te bereiden, overweeg dan om je beschikbaarheid aan te passen op Malt.
Als je full-time bezig bent met een langdurige opdracht voor een opdrachtgever is het goed om jezelf op ‘onbeschikbaar’ te zetten om te vermijden dat je opdrachten binnenkrijgt die je niet kunt accepteren. Als je echter aan een korte opdracht werkt waarin je tijd genoeg hebt voor andere projecten, kies dan voor de optie ‘part-time beschikbaar’ zodat je nieuwe opdrachten binnen kunt krijgen. Als je opdracht eenmaal afgerond is, kun je het best je status veranderen in ‘beschikbaar’.
Communiceren met je opdrachtgevers om ze aan je te binden
De communicatie met opdrachtgevers speelt een essentiële rol in de slagingskans van je freelance projecten. Vanaf het begin van de opdracht moet je regelmatig de tijd nemen om te communiceren met je opdrachtgever. Hierdoor geef je ze meer inzicht in je voortgang, kun je de eerste opleveringen doornemen en kun je zo vroeg mogelijk eventuele struikelblokken identificeren.
Afhangend van de kern en de duur van de opdracht kun je bijvoorbeeld dagelijks een e-mail sturen met de taken die je hebt afgerond, een wekelijks moment van overleg inplannen met de opdrachtgever of elke maand een vergadering inlassen met verschillende betrokken partijen. Dit is het perfecte moment om de opdrachtgever aan je te binden omdat je hiermee blijk geeft van je professionaliteit, je motivatie en je transparantie.
Als de opdracht eenmaal afgerond is, neem dan even de tijd om terug te kijken op de hoogtepunten: kijk naar wat er goed heeft gewerkt en wat er eventueel nog verbeterd kan worden. Zo zal je langzamerhand voortgang maken in het managen van een project, zul je effectiever gaan werken en win je gegarandeerd het vertrouwen van je opdrachtgever. Dit is ook een goed moment om je opdrachtgever te vragen het project te bekrachtigen op Malt door je een positieve beoordeling te geven waardoor je profiel omhoog klimt op het platform. Overleg tenslotte ook over eventuele toekomstige opdrachten met je opdrachtgever: het zou goed kunnen dat je diensten nog eens nodig zijn!
Leg de focus op de tools van het managen van een project
Om in productiviteit te winnen gebruiken ervaren freelancers verschillende tools. Deze tools helpen ze tijd te winnen bij taken die niet direct gerelateerd zijn aan hun expertises. Hier een lijstje met een aantal tools die handig zijn voor het managen van freelance projecten: