Hoe maak je op een efficiënte manier een offerte als freelancer?
Als freelancer ben je niet alleen verantwoordelijk voor de diensten die je aanbiedt, maar ook voor alles daaromheen. Denk bijvoorbeeld aan het beheer van contracten, het opvolgen van facturen en natuurlijk het opstellen van offertes. Het opstellen van een gedetailleerde offerte is een essentiële stap in het uiteenzetten van de verschillende onderdelen van je aanbod, het presenteren van je expertises en je professionaliteit met het doel om je opdrachtgever te overtuigen, maar ook om je juridisch in te dekken. Op Malt worden de juridische gegevens automatisch toegevoegd onderaan je offerte. Vergeet niet naar je Dashboard te gaan en daar de gegevens in te voeren zoals informatie die gerelateerd is aan je bedrijf zodat die al vooraf ingevoerd zijn (Btw-nummer, KvK-nummer, etc.).
Hoe maak je een freelance offerte? Zorg er in de eerste plaats voor dat je alle benodigde informatie in je offerte opneemt: beschrijf elke taak die je voor de opdrachtgever zal uitvoeren in een lijstje met de daarbij horende geschatte tijd die nodig is voor elke taak. Het aanbieden van een volledige en gedetailleerde offerte zorgt er op Malt voor dat je de opdrachtgever ervan verzekert dat je het serieus neemt en het biedt je ook een goede juridische bescherming. Lees dit artikel om alles te weten te komen over het voorbereiden van een offerte, zodat je helemaal klaar bent voor dit belangrijke moment in je verhouding met je opdrachtgever.
Stel zoveel mogelijk vragen aan de opdrachtgever om diens wensen te begrijpen
Voor je een prijs vaststelt voor je diensten, is het belangrijk om alle benodigde informatie te verzamelen. Je zou het liefst een aanbod willen doen die zo dicht mogelijk bij de verwachtingen van de opdrachtgever ligt en die tegelijkertijd rendabel is voor jou. Zoals Ivanne Poussier, Digital Learning Consultant & Instructeur en Super Malter 2, uitlegt, is de ondertekening van een offerte het moment om “een symmetrie in verwachtingen vast te stellen”.
Om de noodzakelijke informatie voor het opstellen van een freelance offerte te verzamelen moet je zoveel mogelijk vragen stellen aan de opdrachtgever, of dit nu via de berichtendienst van Malt is of zelfs via een telefonische afspraak. In alle gevallen moet de offerte beslist via Malt verzonden en goedgekeurd worden om de veiligheid van je opdracht te garanderen (betaling en verzekering).
Hier een ongelimiteerde lijst van informatie die je moet inwinnen bij je opdrachtgever voor je de offerte opstelt:
Deze eerste uitwisseling is ook hét moment om er achter komen of het klikt tussen jou en de opdrachtgever. Als de uitwisseling soepel verloopt en het gesprek zich zonder haperingen ontwikkelt is dat een heel goed teken voor het gevolg! Ter herinnering, de mogelijkheid om je opdrachtgevers te kiezen maakt deel uit van de vijf grootste voordelen die door freelancers genoemd zijn in de zoektocht naar onafhankelijkheid. De voorbereiding van de offerte is een belangrijk moment om te kiezen of je wel of niet met een opdrachtgever wil werken.
Splits je offerte in meerdere delen als dat nodig is
Als je eenmaal alle benodigde informatie hebt verzameld om de verwachtingen van de opdrachtgever goed te begrijpen, is het goed om jezelf de vraag te stellen of elke afzonderlijke taak haalbaar en duidelijk is. Als de vraag van de opdrachtgever volledig duidelijk is, kun je beginnen met het opstellen van je offerte.
Daarentegen, als er nog bepaalde onduidelijkheden bestaan in de opdracht van de opdrachtgever, kan het verstandig zijn je aanbod op te splitsen in meerdere offertes die elk een deel van het project voorstellen. Ivanne Poussier legt ook uit dat je je opdracht op die manier verder kan ontwikkelen, afhankelijk van de manier waarop het project uitrolt. Zo kun je je dus ook gemakkelijk aanpassen aan de wensen van de opdrachtgever. Het is dus aan jou om meerdere offertes op te stellen voor de verschillende delen van het project en om je gedachtegang uit te leggen aan de opdrachtgever.
Zorg voor een zeer gedetailleerde offerte
Als je eenmaal alle benodigde informatie hebt verzameld voor het opstellen van je offerte, en als je hebt vastgesteld of deze in meerdere delen opgesplitst moet worden, is het tijd voor het opstellen van de offerte zelf. Haal je beste pen tevoorschijn om alles netjes op te schrijven en het succes van je opdracht te garanderen. Er bestaan meerdere redenen om je offerte zo gedetailleerd mogelijk op te stellen:
Vergeet niet dat de offerte voor jou én voor de opdrachtgever bindend is: als de offerte eenmaal goedgekeurd is op Malt fungeert dit document als arbeidsovereenkomst en als factuur aan het eind van de opdracht. Het is dus geheel in je voordeel om de diensten die je in het kader van deze opdracht uit zal voeren nauwkeurig te omschrijven.
Hier een ongelimiteerde lijst van verschillende elementen die je moet opnemen in je offerte en die je moet aanpassen afhankelijk van de opdracht en de opdrachtgever:
Je kunt ook een beperkte geldigheidsdatum instellen voor de offerte, als een soort reservering van je beschikbaarheid. Sommige opdrachtgevers hebben namelijk veel tijd nodig om een beslissing te maken en jij hebt er belang bij transparant te zijn zonder dat je je afsluit voor andere opties. Ter info, een offerte die verstuurd is via Malt is standaard 30 dagen geldig. Houd er ook rekening mee dat de kosten aan de kant van de freelancer voor een terugkerende opdracht (oftewel een opdracht die zich binnen bepaalde tijd herhaalt, bijvoorbeeld elke maand) na drie maanden met dezelfde opdrachtgever verlaagd worden van 10% naar 5%.
Verstuur je offerte
Wanneer je je offerte verstuurt naar je opdrachtgever, kan het zijn dat diegene nog vraagtekens heeft bij het tarief of bij de geschatte tijd voor verschillende onderdelen. Om snel te antwoorden op de vragen en de opdrachtgever snel gerust te stellen is het het handigst een afspraak te maken om de offerte in detail te kunnen bespreken. Dit zal dan het moment zijn om samen te vatten wat je hebt begrepen uit het opdrachtvoorstel, de oplossing die je hebt bedacht om de opdracht uit te voeren maar ook om het budget te specificeren die je in de offerte hebt opgenomen. Zo kun je niet alleen antwoorden op de vragen van de opdrachtgever maar verzeker je hen ook van je professionaliteit.
Het versturen van je offerte naar de opdrachtgever maakt het mogelijk om snel feedback in te winnen en om eventueel je offerte aan te passen voordat je die nogmaals opstuurt voor validatie, altijd via Malt. Ter info, als je offerte niet wordt geaccepteerd door de opdrachtgever, wat ook de reden is voor de afwijzing, heeft dat geen enkele impact op de zichtbaarheid van je profiel op Malt. Aan de andere kant opent een geaccepteerde offerte de deur naar een geslaagde opdracht wat wel weer je zichtbaarheid op het platform vergroot.
Buiten de directe behoefte van waaruit de opdrachtgever contact met je heeft opgezocht, biedt het versturen van de offerte je ook de mogelijkheid je gesprekspartner een overzicht van je vaardigheden te geven. Probeer tegelijkertijd nauwkeurig en volledig te zijn, zowel in de inhoud als in de presentatie van je offerte: zelfs als de opdrachtgever je eerste offerte weigert, zou hij je nog kunnen benaderen voor een andere opdracht. En als hij je offerte wel accepteert zet je alle kansen aan jouw kant om een langdurige professionele samenwerking vast te leggen.
Je kunt in je freelance offerte absoluut optionele opties toevoegen waar je opdrachtgever gebruik van kan maken indien gewenst. Hier kan het ook handig zijn om mondeling met je opdrachtgever te overleggen zodat je de voordelen van elke optie uiteen kan zetten en tot in detail zijn behoeftes kunt bespreken. Afhangend van de diensten die je aanbiedt, kun je bijvoorbeeld een optie toevoegen voor het onderhoud van een website, of voor een reguliere update van nieuwsberichten. Ten slotte kan het ook interessant zijn om de diensten te specificeren die niet in de offerte opgenomen zijn: zo vermijd je elk misverstand tijdens de opdracht.
Een goede gewoonte om aan te nemen als freelancer is om terug te kijken op je offerte aan het eind van de opdracht en om de tijd die je aan elke taak hebt besteed te analyseren, de tarieven te vergelijken en eventuele extra kosten te evalueren. Dit doe je met het doel om je toekomstige zakelijke voorstellen aan te passen. Zo kun je eenvoudig je prijzen optimaliseren voor elke verschillende opdracht. “Het beste recept is om jezelf in twijfel te durven trekken en om regelmatig naar de verborgen kosten te kijken die je ook had kunnen opnemen in je offerte” verduidelijkt Ivanne Poussier.
Het Malt platform is bedacht zodat freelancers zonder stress kunnen werken. Daarom blijft je Malt offerte bewerkbaar voor korte opdrachten totdat de opdrachtgever de opdracht als voltooid heeft aangevinkt. Als je niet goed weet hoeveel tijd je precies nodig zult hebben, of als het waarschijnlijk is dat de opdracht verlengd zal worden door de opdrachtgever, kun je altijd met je opdrachtgever overleggen over het aanpassen van de offerte tijdens de loop van de opdracht. Heb je een vraag over een vooruitbetaalde offerte of over een langdurige opdracht? Vind het antwoord hier!
Nu je dit artikel hebt gelezen beschik je over alle benodigde informatie om in alle rust je offerte op te stellen. Het enige dat je moet doen is ermee beginnen!
