Waarom het belangrijk is om goed te communiceren met freelancers
Communicatie is in elke relatie van essentieel belang, zowel privé als zakelijk, en dit geldt zeker ook voor de communicatie tussen opdrachtgevers en freelancers. Door goed te communiceren met freelancers bouw je een gezonde en functionele werkrelatie op; je zorgt voor overeenstemming. Om effectief met freelancers te werken en succesvolle professionele partnerschappen aan te gaan, is het belangrijk om meteen vanaf het begin de basisprincipes van het wie, wat, hoe en waar te bespreken. Voor aanvang van een project moeten er expliciet duidelijke verwachtingen worden gedeeld over de omvang, deadlines, deliverables, budgetten, etc. van het project. De eerste projectbesprekingen worden vervolgens samengevat in een heldere briefing met een gedetailleerd projectplan, dat voor beide partijen duidelijk is en waar ze ook mee akkoord gaan. Maar daarover hieronder meer.
Freelancers zijn per definitie autonoom; ze werken onafhankelijk buiten een vaste structuur. Je moet goed begrijpen dat zij als een externe consultant bij je bedrijf misschien andere ideeën hebben over de verwachtingen, processen, instrumenten of waarden. Daarom is duidelijke en zorgvuldige communicatie van essentieel belang [link to Mars/Venus ebook] voor het succesvol managen van freelance projecten. In dit artikel vind je praktische tips over hoe je effectief kunt communiceren met freelancers, van de onboarding tot de feedback na afloop van een project.
6 tips om effectief te communiceren met freelancers
Bij Malt brengen we inmiddels al meer dan tien jaar bedrijven en freelancers met elkaar in contact via ons platform. Wij hebben onze ervaring gebruikt om een paar tips en tricks voor je op een rijtje te zetten, zodat jij kunt zorgen voor gezonde communicatie met freelancers en succesvollere collaboraties, ongeacht de omvang van je bedrijf. Dit zijn onze 6 beste tips voor het communiceren met freelancers:
1. Stel een duidelijke briefing op
Aan de basis van een succesvolle samenwerking tussen freelancer en opdrachtgever ligt een gedetailleerde briefing voor een goed gedefinieerd project. Een sterke briefing, die aan het begin van het project met de freelancer wordt gedeeld, schept duidelijke verwachtingen over de hele breedte van het project. In de briefing wordt het bedrijf, de context en de omgeving geïntroduceerd. Het bevat een beschrijving van het project, de doelstellingen en details over de verwachte deliverables. De briefing moet ook praktische informatie bevatten, zoals de tijdlijn van het project en informatie over instrumenten, middelen en werkwijzen. In de briefing wordt het kader van de werkrelatie beschreven, zodat beide partijen op één lijn zitten en effectief kunnen samenwerken.
2. Wijs een contactpersoon aan
Zelfs als er een duidelijke briefing is, moeten freelancers weten bij wie ze terecht kunnen binnen de organisatie. Ze hebben iemand nodig die vragen kan beantwoorden, die zorgt dat ze toegang hebben tot alle informatie en tools die nodig zijn voor de uitvoering van het project en die ze in contact kan brengen met de andere teamleden. Wijs daarom één iemand aan (wanneer er meerdere contactpersonen zijn wordt het ingewikkeld) die voor de freelancer klaar staat. Dit is een cruciaal onderdeel van een gezonde communicatiestrategie met freelancers en zorgt ervoor dat zij het project succesvol kunnen afronden.
Geef freelancers ook toegang tot de nodige communicatiekanalen, zoals berichtenservices, e-mail, videogesprekken of andere platforms. Malt heeft bijvoorbeeld een intuïtieve en gebruiksvriendelijke chatfunctie waarin je al je communicatie kunt centraliseren.
3. Zorg voor soepele communicatie en regelmatige check-ins
Het is belangrijk om een contactpersoon aan te wijzen voor je freelancer, maar het is net zo belangrijk dat er proactief en regelmatig overleg plaatsvindt. Beide partijen moeten beschikbaar zijn en tijdig reageren. Als de freelancer een vraag heeft moet hij of zij binnen een redelijke tijd antwoord krijgen. En als er belangrijke informatie wordt gedeeld binnen het team, moet dit ook bij de freelancer terechtkomen.
Het is daarom een goed idee om regelmatig check-ins te plannen waarin de voortgang van het project wordt besproken. Denk bijvoorbeeld aan een wekelijks gesprek of checkpoints op bepaalde sleutelmomenten, hoe je dit precies aanpakt hangt van het project af. Het kan ook handig zijn om een gezamenlijke werkomgeving (een drive of server) in te richten, zodat het bedrijf het verloop van het project kan volgen. Deze manier van werken moedigt open en transparante communicatie aan en nodigt uit om vragen te stellen en constructieve feedback te geven.
4. Maar let op, micro managen is niet ok!
Een succesvolle samenwerking steunt op vlotte communicatie en gezonde reactietijden. Wat ons betreft is dit de beste manier om met freelancers te communiceren. Maar bedenk wel dat freelancers autonome, gespecialiseerde consultants zijn die het gewend zijn om onafhankelijk te werken. Geef ze daarom de nodige hulpmiddelen, maar geef ze ook de ruimte, de tijd en het vertrouwen dat ze nodig hebben om hun werk goed uit te voeren. Als je bijvoorbeeld een wekelijkse check-in hebt gepland, respecteer dan die grens en stuur ze geen extra mailtjes over de voortgang van het project.
5. Geef feedback
Een andere tip voor het managen van freelance projecten is het regelmatig delen van feedback. Dit verhoogt de efficiëntie van een project, want door de feedback blijft een freelancer productief en is het makkelijker om op schema te blijven, vooral als hij of zij aan meerdere projecten tegelijkertijd werkt (wat veel freelancers doen). Constructieve feedback is concreet, bruikbaar en proactief: je beschrijft het probleem, legt uit wat het precies inhoudt en biedt mogelijke oplossingen.
Tijdens het project is het de taak van de opdrachtgever om te controleren of de freelancer binnen de lijnen van de briefing en de projectscope blijft en om bij te sturen als dat nodig is. En als een project goed gaat, moeten opdrachtgevers ook vooral niet aarzelen om de freelancer te complimenteren met hun werk! Over het algemeen houdt iedereen van positieve feedback en het kan de basis leggen voor een langdurige werkrelatie. Het platform van Malt biedt zowel jou als je freelancer de mogelijkheid om na afloop van een project feedback te geven over de samenwerking.
6. Vergeet niet dat communicatie tweerichtingsverkeer is
Het is in de samenwerking met een freelancer belangrijk om duidelijke instructies en feedback te geven, om het project in goede banen te leiden. Maar samenwerken met een freelancer kan ook als bijkomend voordeel hebben dat je een uniek perspectief krijgt van buiten je organisatie. Met andere woorden, een freelancer krijgt tijdens het project een goed beeld van de werkwijze binnen het bedrijf en kan hier zijn of haar inzichten over delen.
Feedback van freelancers kan complimenteus, constructief of kritisch zijn. Hoe dan ook is het voor bedrijven een goed idee om deze feedback te verwelkomen, of zelfs aan te moedigen, want dit kun je gebruiken om te groeien en jezelf te verbeteren. Omdat freelancers brede ervaring hebben kunnen ze bestaande processen kritisch bekijken en voorstellen doen voor andere instrumenten, software of werkmethoden. En als je goed luistert naar de feedback van freelancers kan dit helpen om in de toekomst nog succesvollere partnerschappen op te bouwen.
Nu weet je hoe je met freelancers moet communiceren…
Succesvolle samenwerking met freelancers:
- Stel een duidelijke briefing op
- Wijs een contactpersoon aan
- Zorg voor vlotte communicatie
- Micro managen is niet ok!
- Geef (en luister naar) feedback
